Der Prouduct-Owner spezifiziert die Anforderungen bei Scrum im Gegensatz zu anderen klassischen Vorgehensmodellen Just-in-Time und laufend. Er spezifiziert diese außerdem nicht in Form einer aufwändigen großen Dokumentation in Lastenheften, sondern in sogenannten Product-Backlog-Items (=PBIs). Diese PBIs legt er so gut wie möglich und so verständlich wie möglich an. Um jedoch diese Spezifikationen planbar und für das Team verständlich zu machen, ist es notwendig Feedback vom Umsetzungsteam zu bekommen. Dieses Feedback gemeinsam mit einer ersten Lösungsidee und einer Grobschätzung wird in sogenannten Refinementmeetings eingeholt. Das Ziel bei diesen Refinementmeetings ist es PBIs so fertig zu stellen, dass sie die Definition of Ready erfüllen sprich planbar sind und vom Team abgenommen sind. Um diese Abnahme zu erreichen präsentiert der Product-Owner dem Team ein PBI und erklärt die Anforderung. Danach kann das Team einen potentiellen Lösungsweg erstellen und eine Grobschätzung abgeben. Diese Schätzung kann beispielsweise mit Planning-Poker erstellt werden. Nur PBIs die die Defintion of Ready erfüllen dürfen im Sprint Planning eingeplant und umgesetzt werden.
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