Softwareprojekte richtig schätzen

Wie Sie Ihr Digitalisierungsprojekt schätzen und welche Fehler Sie vermeiden sollten

Am Anfang eines jeden Projektes steht die Vision. Gleich nach der Vision findet sich der mit der Umsetzung betraute Projektleiter aber gleich vor einer riesigen Herausforderung wieder. Die Liste an offenen Fragen und ToDos wird länger und länger. Um mit der eigentlichen Umsetzung starten zu können ist es notwendig zunächst einen groben Plan zu entwerfen und ein Budget aufzustellen. Soweit so schwer. Wer allerdings noch nie ein Digitalisierungsprojekt durchgeführt hat oder an einem beteiligt war, der ist mit der großen Herausforderung überfordert. Dieser Artikel ist ein Leitfaden um zu einer sauberen Schätzung und Budget-Planung zu kommen.

 

Erfahrungen

plan

Gleich mal vor weg, bevor wir tiefer in die Materie der Software-Schätzung eintauchen möchte ich darauf hinweisen, dass das Durchführen von Schätzungen bei Softwareprojekten eine große Herausforderung darstellt, die nur durch ausreichende Erfahrungen im Gebiet solide durchgeführt werden kann. Nur wer Erfahrungen im Schätzen und im Durchführen von Softwareprojekten hat, kann mit einer gewissen Abweichung halbwegs sichere Schätzungen abgeben die dann auch halten. Vor allem die Durchführung also das Projektmanagement während des laufenden Softwareprojekts ist entscheidend ob die Schätzung letzten Endes auch eintritt. Wer hier keine Erfahrungen mit sich bringt, sollte Experten zu Rate ziehen die das Softwareprojekt von Anfang an bis zum Ende des Projektes begleiten. Nur ein erfahrener Kapitän kann sein Schiff auf seiner Reise sicher durch die unzähligen Untiefen in den trockenen Hafen heimführen.

 

Die eigene Position kennen

Bevor mit der Schätzung begonnen werden kann, muss klar sein wo man steht. Besteht aktuell nur die Projektvision oder wurden bereits erste detaillierte Überlegungen getroffen und ein erster Plan für die Umsetzung zurechtgelegt. Gibt es schon Plandokumente, Modelle, Modulüberlegungen, Prototypen, etc. kann eine Schätzung weit realistischer gemacht werden, als wenn nur eine Vision bekannt ist. Wie in jedem Softwareprojekt ist Kommunikation das entscheidende. Die Vision im Kopf des Vorgesetzten ist eventuell nicht dieselbe Vision, die auch in seinem Projektleiter besteht. Um sicherzustellen, dass alle dasselbe Bild im Kopf haben, muss Zeit investiert werden und miteinander, durch geeignete Kommunikationsmethoden, alle möglichen Unterschiede in der Auffassung zu identifizieren und auszumerzen. Auch ist das Ziel der Schätzung und die angewendete Schätzmethode entscheidend. Nicht jede Schätzmethode ist passend für jedes Ziel.

 

Mögliche Schätzziele

Goals

Das Ziel der Schätzung ist stark von der Phase abhängig in der sich ein Softwareprojekt befindet. So ist in einer sehr frühen Visionsfindungsphase, oder kurz nachdem die Vision gefunden wurde, ein grober Richtwert oft völlig ausreichend. Diese Kategorieschätzung dient dann meistens einer Go-NoGo Entscheidung der Geschäftsführung des Unternehmens. Diese entscheidet ob überhaupt ein Aufwand in die Digitalisierungsvision gesteckt werden soll oder nicht. Hat die Geschäftsführung eine Entscheidung für eine detailliertere Aufbereitung der Projektziele freigegeben, so kann ein Projektleiter mit der Projektplanung beginnen. Diese Planung kann dann für eine Detailschätzung verwendet werden, mit der dann das Projektbudget fixiert wird. Während das Projekt dann umgesetzt wird, können laufend im Projektmanagement Module, Features und Arbeitspakete geschätzt und umgesetzt werden und ein Projektcontrolling gemacht werden.

Mögliche Schätzziele sind somit:

  • Eine Kategorieschätzung um eine Go-NoGo Entscheidung der Geschäftsführung herbeizuführen
  • Eine Detailschätzung nach der Planungsphase um das Projektbudget zu fixieren
  • Modul-, Feature- und Arbeitspaketschätzung um Projektcontrolling durchzuführen und Projektmanagement-Entscheidungen treffen zu können.

Die Art der Schätzung ist somit abhängig von dem was geschehen soll, bzw. von der Phase in dem sich das Projekt gerade befindet.

 

Auswahl der Schätzmethoden

Abhängig vom Schätzziel bzw. von der Projektphase muss die richtige Schätzmethode gewählt werden. Bei jeder Schätzmethode unterliegt die Schätzung einer gewissen Eintrittswahrscheinlichkeit und einer gewissen Schwankungsbreite. Studien haben gezeigt, dass gerade in sehr frühen Projektphasen diese Schwankungen sehr groß sind und um das 16-Fache abweichen können. Die folgende Grafik zeigt dies recht deutlich. Durch das Voranschreiten im Projekt kann die Schwankungsbreite Schritt für Schritt mit geeigneten genaueren Schätzmethoden verringert werden. Schlechtes Projektmanagement, schlechte Mitarbeiterführung und psychologische Faktoren können aber die Unsicherheiten im Projekt erhöhen und somit eine Schwankung im Aufwand und in der Schätzung erzeugen.

Software richtig schätzen - Softwareprojektmanagement Schätzmethoden Unsierheiten und Schwankungsbreite in verschiedenen Phasen DigitalisierungsCoach
Schwankungsbreite der Schätzung in verschiedenen Projektphasen

 

Arten von Schätzungen

Es gibt zwei Arten von Schätzungen bzw. zwei Ansätze wie Schätzungen gemacht werden können. Top Down das heißt vom Groben ins Feine und Bottom Up vom Feinen ins Grobe. Die folgende Grafik stellt beide Richtungen von denen man sich einer Schätzung nähern kann dar.

Software richtig schätzen - Softwareprojektmanagement Schätzmethoden Top-Down Ansatz vs. Bottom-Up Ansatz
Top-Down Schätzmethoden vs. Bottom-Up Schätzmethoden

Beide Arten haben ihre Vor- und Nachteile. So ist es bei einem Top-Down Verfahren notwendig viele Vergleichswerte zu haben und man hat naturgemäß eine größere Schwankungsbreite in der Schätzung. Der Vorteil ist aber, dass man relativ schnell und mit wenig Aufwand zu einem groben Schätzwert kommt. Bei einem Bottom-Up Verfahren muss zunächst das Projekt in Teile zerlegt werden, was wiederum mehr Aufwand bedeutet und erst zu einer späteren Phase gemacht werden kann. Man erhält hier aber deutlich genauere und bessere Schätzungen. In der Regel sind aber bei einem Bottom-Up Verfahren mehr Experten länger damit beschäftigt einen Schätzwert zu erstellen und das ganze muss von einem Projektleiter organisiert werden. Die Kosten sind somit bei Bottom-Up Ansätzend höher liefern aber das bessere Ergebnis.

 

Kategorieschätzung

Kategorieschätzungen eignen sich gut in einer frühen Visionsfindungsphase. Da noch sehr wenig Informationen und nur die grobe Gesamtvision bereitsteht, man aber eine Go-NoGo Entscheidung treffen muss, braucht man einen groben Schätzwert in welcher Kategorie das Projekt eingestuft werden kann und welche Art von Kosten auf einen zukommen. So kann die Projektvision mit anderen bereits durchgeführten Projekten verglichen werden und dadurch eine Einordnung stattfinden. Es eignet sich hier eine exponentielle Reihenfolge an Kategorien in die das Projekt eingeordnet werden soll. Ist der geschätzte Aufwand des Projekts beispielsweise zwischen 0 PT (Personentage) und 20 PT , zwischen 20 PT und 40 PT, 40 PT und 80PT, 160PT und 320PT, 320PT und 640PT, …

Software richtig schätzen - Softwareprojektmanagement Schätzmethode Kategorieschätzung DigitalisierungsCoach Digitalisierung
Einordnung der Softwareprojektaufwände in Kategorien

Bei einer Kategorieschätzung ist es notwendig Vergleichswerte zu haben um überhaupt eine Einordnung in Kategorien möglich zu machen. Es braucht also einige Projekte und die darin gesammelten Erfahrungen, um von diesen Erfahrungen auch profitieren zu können. Um diese Erfahrungen zu sammeln kann beispielsweise eine Projektliste geführt werden, die nach Abschluss des Projekts nochmals die wichtigsten Fakten für spätere Schätzungen beinhaltet. Diese kann dann Informationen wie Vision, geschätzter Aufwand zu Beginn, geschätzter Aufwand nach der Zielfindungs- und Planungsphase, und wirklicher Aufwand nach Fertigstellung des Projektes beinhalten und dadurch die Einordnung in eine Kategorie vereinfachen. Die exponentielle Reihenfolge der Werte unterstützt den Fakt, dass größere Projekte mehr Unsicherheiten beinhalten und somit auch einer größeren Schwankungsbreite unterliegen und hilft dabei sich nicht auf einen fixen Wert festnageln zu lassen. Denn in einer so frühen Phase ist es weder möglich noch sinnvoll mit festen Werten zu kalkulieren.

 

Delphi-Methode

Die Delphi-Methode ist eine Top-Down Schätzmethode. Bei der Delphi-Methode werden mehrere Experten gebeten für sich selbst einen Schätzwert zu erarbeiten und diesen abzugeben. Danach werden die Schätzwerte der Gruppe von Experten präsentiert und von diesen diskutiert. Die Expertengruppe muss sich dann innerhalb eines Meetings auf einen Schätzwert einigen der allerdings auch zwischen den abgegebenen Schätzwerten liegen kann.

 

Detailschätzung

Um nach einer Go-Entscheidung aber zu einem belastbaren Budget zu kommen ist es notwendig eine detailliertere Schätzung zu erstellen. Es muss also eine Bottom-Up Schätzung erstellt werden. Dazu ist jedoch einiges an Arbeit notwendig die vor dem Austragen einer Schätzklausur gemacht werden muss. Von der Vision abgeleitet muss ein Produkt entworfen werden, welches sich wieder in Module und Features untergliedert. Es muss ein grober Zeitplan, Ziele und Meilensteine entworfen werden und Risiken, Unsicherheiten und Abhängigkeiten identifiziert werden. Die Anforderungen des Produkts sollten möglichst nahe an den Bedürfnissen der User erstellt werden um später eine hohe Akzeptanz und Nutzung der Software zu gewährleisten. Aus all diesen Faktoren wird dann eine Umsetzungsliste / ein Modulplan erstellt der wiederum in einer Schätzklausur bestehend aus mehreren Experten und deren Erfahrungen, Modul für Modul geschätzt werden kann. Hier gilt die Strategie teile und herrsche. Das Zerteilen des Projekts in kleinere Arbeitspakete/Module führt dazu, dass die positiven Effekte des Gesetzes der großen Zahlen schlagend werden. Man kann davon ausgehen, dass sich das Schätzteam bei einigen Modulen überschätzen, bei anderen unterschätzen wird und sich somit der Schätzfehler über die Summe der Schätzung ausgleichen wird.

 

Durch System zum besseren Ergebnis

Bet

Wer jetzt denkt, dass es wenig bis keinen Unterschied macht ob man sich eines Top-Down oder eines Bottom-Up Verfahrens bedient, der irrt. Immer wieder hört man Aussagen wie: „Ob ich mich hier oder dort verschätze ist ja wohl egal.“ Nein ist es nicht. Einer Studie zu folge liegt die Schwankungsbreite bei intuitiven Bauchschätzungen von Projektleitern bei +/- 30% bis +/- 100%, bei Vergleichsmethoden, also Top-Down Verfahren liegt der Bereich nur mehr zwischen +/- 10% bis +/- 50% und bei Bottom-Up-Verfahren wie Projektkalkulationen kann man sogar Werte von nur +/- 5% bis +/- 30% erreichen Hier sieht man aber auch ganz klar, eine Sicherheit beim Schätzen gibt es nicht. Das systematische Vorgehen beim Schätzen kann aber die Genauigkeit um einen riesigen Faktor verbessern. Ebenso entscheidend ist jedoch dann im nächsten Schritt das Projektmanagement und die Umsetzung des Projektes.

  • Intuitive Schätzungen: +/- 30% bis +/-100%
  • Top-Down Schätzmethoden: +/- 10% bis +/-50%
  • Bottom-Up Schätzmethoden: +/- 5% bis +/-30%

Dass der Wert bei Bottom-Up Schätzmethoden immer noch so stark schwankt, liegt daran, dass es eine Vielzahl an zusätzlichen beeinflussenden Faktoren gibt, die während des laufenden Projektes auftreten können und den Schätzwert bzw. die Budgetplanung beeinflussen können. So ist einer der am häufigsten gemachten Fehler der, dass Schätzungen nicht auf das Umsetzungsteam kalibriert werden. Die Schätzung wird von Experten gemacht die es nicht gewohnt sind auf andere nicht Experten Rücksicht zu nehmen. Sie gehen davon aus, dass jeder Aufgaben genauso effizient umsetzen kann wie sie. Das führt zu großen Differenzen zwischen Schätzung und Realität.

 

Laufende Budgetplanung und Projekt-Controlling

Wurde die Schätzung sauber erstellt, und auch auf das Team kalibriert können dennoch während des laufenden Projekts Faktoren auftreten die die Budgetreue des Projekts negativ beeinflussen. Es gibt eine Vielzahl an organisatorischen, technischen und psychologischen Mechanismen und Effekten die den Aufwand in der Projektarbeit nach oben treiben können.

Diese sind zum Beispiel:

  • Unkalibrierte Schätzerinnen und Schätzer
    • Schätzungen müssen auf das Umsetzungsteam kalibriert werden
  • Requirement-Creep
    • auch bei gut Projekten mit guten Projektmanagement ändern sich durchschnittlich 1,5% – 3% der Anforderungen pro Monat
  • Die Parkinson Regel
    • Eine Arabeit braucht immer soviel Zeit wie sie Geschätz wurde, treten dann Fehler auf dauert sie länger
  • Das Studentensyndrom
    • Die Arbeit wird erst kurz vor Abgabeschluss begonnen
  • Conway’s Law
    • mit der Anzahl der Teilnehmer im Projekt steigt der Kommunikationsaufwand exponentiell
  • Brook’s Law
    • Das Hinzufügen von HR zu einen bereits verspäteten Software-Projekt verzögert es noch mehr als dass es je wieder eingeholt werden kann.
  • Der Benjamin Effekt
    • Je kürzer die Personen auf dem Arbeitsplatz sind und je jünger sie sind, umso strenger werden sie beurteilt
  • Das Yesterday’s Weather Principle
    • Das Wetter von heute ist mit höchster Wahrscheinlichkeit das Wetter von morgen.
  • Das Garbage in Garbage out Principle
    • Schlechte Schätzungen beeinflussen das Ergebnis zum Schlechteren
  • und viele mehr…

 

Fazit

Die Landkarte ist nicht das Gebiet, und so ist es nicht ausreichend Schätzungen zu erstellen. Um die Schätzungen auch eintreten zu lassen ist es notwendig Projekte laufend zu managen und ständig Abweichungen auszugleichen. Schätzungen haben immer einen Zweck den sie erfüllen müssen und dieser Zweck ist von der Phase abhängig in der sich das zu Schätzende Projekt gerade befindet und um solide Schätzwerte abzugeben und Budgetplanungen machen zu können ist Erfahrung im Bereich der Softwareentwicklung notwendig. Sollte diese Erfahrung nicht im Unternehmen sein so zögern Sie nicht einen Experten zu Rate zu ziehen der sie auch im laufenden Projekt begleitet.

 

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Zum Autor:

David Theil aus Linz Oberösterreich ist Digitalisierungs-Coach, Software-Entwickler und als Head of Presales and Delivery für über 30 Softwareentwickler verantwortlich. Beruflich beschäftigt er sich bereits jahrelang mit der Digitalisierung und hat bereits bei vielen Digitalisierungs-Projekten in der Wirtschaft federführend mitgewirkt. Er bewegt sich in Themen wie Digitalisierung, IoT, oder Industrie 4.0 sowohl beratend als auch praktisch mit echten Lösungen.

https://medium.com/@david.theil

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