So vermeiden Sie Kosten in Digitalisierungsprojekten

von David Theil

Egal ob Sie Stahlblöcke fräsen, Holzverarbeitung betreiben, Versicherungen verkaufen oder Lifestyle-Services anbieten. Früher oder später werden Sie Teile Ihres Geschäfts oder Ihrer Geschäftsprozesse digitalisieren. Sei es durch Standardsoftware, ERP-Systeme, Webshops oder durch Individual-Software. Selbst wenn Sie „nur“ eine Homepage entwickeln lassen, es kommt der Zeitpunkt an dem Sie mit externen Programmierern, Webentwicklern, Designern, Projektleitern oder Digitalisierungsberatern zusammenarbeiten und eine Software entwerfen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die IT insbesondere die Softwareentwicklung und die Digitalisierung sind aber aktuell am Markt sehr wichtige und boomende Branchen, bzw. Branchenbereiche. Die Stundensätze sind auf dem Markt dementsprechend hoch und Experten sind umkämpft. Genau aus diesem Grund ist es notwendig Kostentreiber zu vermeiden und genau zu wissen was man wann braucht um das Softwareprojekt bzw. das Digitalisierungsprojekt effizient und gemeinsam mit dem externen Softwaredienstleister abzuarbeiten. Der DigitalisierungsCoach nimmt Sie mit und zeigt Ihnen die wichtigsten Bereiche die Sie in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern in der IT-Branche beachten müssen um Kosten und Kostenfallen zu vermeiden.

Diese Bereiche sollten Sie als Auftraggeber bei der Zusammenarbeit mit externen Softwareentwicklungsdienstleistern besonders beachten um Kosten zu reduzieren:

  1. Vision – Die Vision der Software muss definiert sein und allen Teambeteiligten klar sein.
  2. Projektziele – müssen festgelegt werden. Ein realistischer Zeit und Budgetplan muss angelegt werden.
  3. Zuständigkeiten – müssen geklärt werden, klaren Regeln unterliegen, geplant und organisiert werden.
  4. Produktmanagement – muss von Auftraggeberseite her durchgeführt werden. Es muss beschrieben werden wie die Software aussehen soll.
  5. Zusammenarbeit – muss geplant und organisiert werden und einfachen nachvollziehbaren Regeln unterliegen.
  6. Abnahmen und Qualitätssicherung – muss von Auftraggeber-Seite her geplant und organisiert werden.
  7. Weiterführende Pläne – müssen gemacht werden, die über die Entwicklung der Software hinaus gehen.

 

1. Vision definieren

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Die Vision eines Digitalisierungsprojekts oder eines Softwareprojekts ist der Leuchtturm der den Weg in den sicheren Hafen weist. So finden auch fremde Kapitäne durch die untiefen der dunklen Nacht einen sicheren Weg. Projekte die eine klare und festgeschriebene Vision haben, haben eine deutlich erhöhte Chance positiv abgeschlossen zu werden. Denn eine Produktvision gibt eine Richtung vor, wie ein Leuchtturm in der Nacht, um auch bei schwierigen Bedingungen findet man dann einen Weg. Als Product-Owner oder Projektleiter sind Sie dafür verantwortlich die Vision für das Projekt zu entwickeln, das Bild klar zu zeichnen und dem Team zu transportieren. Verwenden Sie genügend Zeit und die geeigneten Mittel, um diese Vision an das ganze Team zu transportieren. Story-Telling ist beispielsweise ein mächtiges Tool um Kollegen intern wie extern von der Vision zu überzeugen und mitzureißen. Vernachlässigen Sie vor allem die externen Dienstleister keines Falls. Sie sitzen alle im selben Boot und wenn alle überzeugt sind, arbeitet das Team am effizientesten.

2. Projektziele festlegen

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Die beste Vision und das beste Motivationsmeeting in dem die Vision dem Team verkauft wird bringt nichts, wenn es keinen realistischen Umsetzungsplan gibt. Softwareprojekte sind hochmodulare, flexibel anpassbare, technische Projekte die teilweise extremen Spannungen und Herausforderungen ausgesetzt sind. Es braucht viel Erfahrung und Know-how diese Projekte vorzubereiten, zu Schätzen zu Planen und zu Budgetieren. Holen Sie sich eventuell hier Unterstützung ins Haus und nehmen Sie sich genügend Zeit einen detaillierten Projektstrukturplan zu erstellen. Achten Sie dabei aber auch darauf, dass gerade die Flexibilität und Modularität die Software aufweist, nicht verloren geht und dass Sie nicht alles im Detail planen können und sollen. Die Wage zwischen agiler Softwareentwicklung und Mut zur Lücke auf der einen Seite und die Planungssicherheit und Budgetierung auf der anderen Seite muss durch viel Fingerspitzenfeingefühl gefunden werden. Planung Ja – Lastenheft schreiben und zu Tode planen nein.

3. Zuständigkeiten klären

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Digitalisierungsprojekte und Softwareprojekte bestehen immer aus einem eng verwobenen Netz an beteiligten Stakeholdern. Sei es die IT, die Projektleitung, die internen und externen User der Software, die Geschäftsführung oder sogar das Marketing und der Einkauf des Unternehmens. Eine Vielzahl an Personen müssen mit ins Boot genommen werden und durch geeignete Maßnahmen einbezogen werden. Oft müssen verschiedene Abteilungen des Unternehmens Entscheidungen treffen und um dies zu tun mit Informationen versorgt werden. Um hier als Projektleiter oder externer Softwaredienstleister nicht den Überblick zu verlieren, bzw. in den internen Wirren des Unternehmens verloren zu gehen, ist es notwendig sich gleich zu Beginn des Projekts Gedanken über die Kommunikation und Kompetenzen der Projektbeteiligten zu machen. Der Projektleiter/Product-Owner muss Kommunikationswege und Handlungskompetenzen klären und definieren und allen Projektbeteiligten mitteilen.

4. Produktmanagement

Thinking

Um Kosten in der Entwicklung zu sparen ist es ratsam die wertvolle Arbeitszeit von Entwicklern effizient einzusetzen. Software-Entwicklung besteht zu 50% aus Kommunikation. Ein erstaunlich hoher Anteil möchte man meinen. Wenn wir uns das allerdings genauer ansehen, so kann man vor allem bei schlecht geführten Projekten sehen, dass der Anteil in der nicht aktiv am Produkt programmiert wird noch wesentlich höher ist. Dabei ist Kommunikation insgesamt als etwas positives zu sehen. Agile Softwareentwicklungsvorgehen wie beispielsweise SCRUM haben das Kredo „Kommunikation vor Dokumentation“ und sind mit diesem Konzept extrem erfolgreich. Allerdings muss die Kommunikation zielgerichtet sein. Dazu sollten die Aufgaben und die Produktplanung klar definiert sein. Auch hier gilt wieder, es ist nicht das Ziel Lasten- und Pflichtenhefte zu schreiben, sondern eine Produktspezifikation on Demand zu erstellen. Diese Spezifikation findet bei SCRUM in Form eines Produkt-Backlogs JUST-IN-TIME statt. Der Product-Owner definiert die Anforderungen an die Software nämlich immer in Absprache mit dem Team und gemeinsam verfeinern sie diese so, dass im Team ein Commitment über die Erfüllung dieser Anforderungen entsteht. (Dies hat wiederum positive psychologische Nebeneffekte mehr dazu hier.)
Sie können also als Product-Owner, wenn Sie Ihre Zeit sinnvoll und richtig investieren viele Kommunikationsprobleme, Missverständnisse und somit auch Kosten sparen, wenn Sie die Anforderungen an die zu implementierende Software gemeinsam und rechtzeitig in der richtigen Granularität erarbeiten. Es ist auch ratsam in einer sehr frühen Phase des Projekts Key-User zu definieren und mit ins Boot zu holen. Diese können dann bei jedem zwischen Produkt schon aktiv Feedback zum Entwicklungsstand geben und diese Erkenntnisse können dann wiederrum gleich in die Entwicklung miteinfließen. Insgesamt sollten Sie als Software-Produktverantwortlicher darauf achten nur jene Funktionen und Features in der Software zu spezifizieren, von denen Sie sich einen Erfolg versprechen. Die teuersten Funktionen einer Software sind jene, die User nicht brauchen oder nicht einsetzen wollen, weil sie schlecht umgesetzt sind. Denken Sie daher bei jeder Anforderung die Sie definieren an den Geschäftsnutzen (Business Value) und die Usability. Verwenden Sie beispielsweise Design Thinking um auf erfolgsversprechende Anforderungen zu kommen.

5. Zusammenarbeit

Team

Unternehmen weisen oft sehr unterschiedliche Kulturen auf. Gerade wenn es um Software-Entwicklungsleistungen geht, können die Unterschiede zwischen Dienstleister und Auftraggeber oft nicht größer sein. Auf der einen Seite kann dann ein Stahlbauer sitzen auf der anderen Seite ein Softwareentwicklungsdienstleister. In solchen Fällen ist Fingerspitzengefühl, Achtsamkeit und viel Kommunikation gefragt. Um die Zusammenarbeit positiv zu gestalten adressieren agile Softwareentwicklungsmethoden wie SCRUM das Thema vielschichtig. So werden beispielsweise über den Prozess und das Produktmanagement viele Meetings bereits Vorgegeben die die Zusammenarbeit stärken sollen. Tägliche Kurzmeetings sogenannte Standups erleichtern die Koordination der Zusammenarbeit. Sprint-Plannings setzen klare Ziele, die in Micro-Projekten sogenannten Sprints erreicht werden sollen. Regelwerke wie die Definition of Ready und die Definition of Done stellen von Vornherein fest was es heißt etwas ist „planbar“ und etwas ist „fertig“ und über Retrospektiven-Meetings kann man über den vergangenen Projektabschnitt reflektieren und Verbesserungen in der Zusammenarbeit einbringen und sich über zwischenmenschliche Themen austauschen. Dies stärkt wiederum die Zusammenarbeit, macht das Team effizienter und spart letzten Endes auch Kosten.

6. Abnahmen und Qualitätssicherung

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Moderne Softwareentwicklungsmethoden wie SCRUM zerteilen das Gesamtprojekt in viele Micro-Projekte. Diese sogenannten Sprints setzen jeweils Teilziele, die es zu erreichen gilt und erweitern Schritt für Schritt die fertige Software. Eine evolutionäre Weiterentwicklung dieser Software ist damit verbunden, dass diese auch zwischen den einzelnen Entwicklungsschritten laufend getestet und abgenommen werden muss. Diese laufenden Tests und Abnahmen müssen vom Product-Owner/Projektleiter durchgeführt werden. Des Weiteren sollten laufend Key-User die Software testen und Feedback einkippen, welches dann wiederum in die Produktentwicklung einfließen kann. Umso früher, schneller und zielgerichteter man auf Fehler oder Erweiterungen reagiert bzw. diese feststellt, umso weniger Kosten fallen hier an. Hier ist also aktive Mitarbeit gefragt um Kosten gering zu halten.

7. Weiter planen

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Oft wird die Software und die Software-Entwicklung sehr genau geplant, oftmals auch viel zu genau und teilweise in die falsche Richtung, wie beispielsweise bei der Erstellung von ausschweifenden Lasten- und Pflichtenheften, die die falschen Eigenschaften von Software definieren und notwendigen Spezifikationen oftmals vergessen. Was allerdings meist viel zu wenig geplant wird und worauf vor allem in der Kosten- und Budgetplanung vergessen wird, ist die Zeit nach der Entwicklung der Software. Software muss auf Servern oder in der Cloud gehostet werden. Sie muss betreut werden. Es muss eventuell Support geleistet werden und zeitweise fallen Wartungskosten an. All dies muss bereits bei der Erstellung des ersten Budgets berücksichtigt werden, um hier nicht in Kostenfallen zu tappen. Um dieses Produktivleben der Software allerdings zu planen, bedarf es einiges an Erfahrung im Planen und Betreiben von Software. Sollten Sie sich hier nicht sicher sein, so holen Sie sich Experten ins Haus die Sie hier bereits bei der planung beraten können.

 

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Zum Autor:

David Theil ist DigitalisierungsCoach und hilft Unternhemen bei der Softwareentwicklung, App-Entwicklung und bei der Digitalisierung und Digitalisierungsprojekten

David Theil aus Linz Oberösterreich ist Digitalisierungs-Coach, Software-Entwickler und als Head of Software-Development für über 30 Softwareentwickler verantwortlich. Beruflich beschäftigt er sich bereits jahrelang mit der Digitalisierung und hat bereits bei vielen Digitalisierungs-Projekten in der Wirtschaft federführend mitgewirkt. Er bewegt sich in Themen wie Digitalisierung, IoT, oder Industrie 4.0 sowohl beratend als auch praktisch mit echten Lösungen.

 

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