Die Aufgaben des Product-Owners in Digitalisierungsprojekten

Welche Aufgaben erwarten Sie als Product-Owner in einem Digitalisierungsprojekt?

Bei der Digitalisierung geht kein Weg an Software vorbei. Egal ob Sie Abläufe im Büro digitalisieren oder Produktionsstrecken in der Industrie automatisieren, überall ist Software im Spiel. Digitalisierung bedeutet aber nicht nur Automatisierung, eine Effizienzsteigerung ist noch lange keine Digitalisierung. Digitalisierung geht einen Schritt weiter. Es werden neue digitale Geschäftsmodelle entworfen und Services verkauft, die klassische Geschäftsmodelle ergänzen oder sogar komplett ersetzen. Als Product-Owner sind Sie einer generellen Digitalisierungsstrategie verpflichtet. Sie kennen interne Abläufe und zukünftige User und sind aufgrund Ihres unternehmensspezifischen Know-hows perfekt dazu geeignet die Softwareentwicklung des neuen Service zu leiten.

Softwareentwicklung

Als Product-Owner sind Sie also für die richtige Umsetzung eines Softwareprodukts verantwortlich. Softwareprojekte können auf viele verschiede Arten umgesetzt werden. Es gibt einige standardisierte Umsetzungsprozesse und alle haben ihre Vor- und Nachteile. Einer dieser Standards der sich global stark etabliert hat ist der Scrum-Prozess. Scrum ist ein agiler Softwareentwicklungsprozess der sehr gut für kleine und mittlere Projekte geeignet ist. Bei größeren Projekten müssen die Aufgaben in mehrere Teilprojekte zerlegt werden. Viele Unternehmen die Scrum einsetzen weichen aber oft vom Standard ab ob bewusst oder unterbewusst sei dahingestellt. Eine der wichtigsten Rollen die der Scrum-Prozess definiert ist der Product-Owner.

Die Aufgaben des Product-Owners

Was sind also Ihre Aufgaben als Product-Owner? Die folgenden Punkte stellen die wichtigsten Aufgabengebiete des Product-Owners dar, stellen aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Produktmanagement
Stakeholdermanagement
Projektcontrolling
Begleitung am Scrum-Prozess
Releasemanagement

Produktmanagement

Ihre Hauptaufgabe als Product-Owner ist es ein wirtschaftliches Softwareprodukt zu entwerfen, welches einen Mehrwert für die Anwender (User) der Software darstellt und einfach und intuitiv verwendbar ist. Als Product-Owner sorgen sie also für eine Maximierung des Produktwerts für die User und ihr Unternehmen.

Bei Scrum sind Sie für die Erstellung des Productbacklogs verantwortlich, also jenen Stack an Anforderungen die vom Softwareentwicklungsteam umgesetzt werden sollen. Sie definieren also die Funktionen und Eigenschaften des zu implementierenden Softwareprodukts und priorisieren diese.

Zu Ihren Hauptaufgaben im Produktmanagement gehören:

Erfassen von Anforderungen
Erstellung von Userstories
Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit der Features
Berücksichtigung vom Nutzen des Features für den User
Erstellung des Productbacklogs
Priorisierung des Productbacklogs
Koordination von Produkttests
Abnahmen von implementieren Funktionen und Features

Stakeholdermanagement

Als Product-Owner sind Sie der Experte bei dem alle Fäden zusammenlaufen. Damit dies auch reibungslos funktioniert, müssen Sie die wichtigsten Stakeholder identifizierten, an Bord holen und immer am neuesten Stand halten. Dazu müssen Sie geeignete Kommunikationstechniken verwenden um die von Ihnen benötigte Informationen und Ressourcen einzuholen

Zu Ihren Hauptaufgaben im Stakeholdermanagement gehören:

Identifizieren und Onboarding von Stakeholdern
Moderation von Meetings
Auswahl und einbinden von Keyusern
Erfassen von Anforderungen von Usern durch geeignete Interviewtechniken
Reporting an Vorgesetzte, Budgetgeber, und anderen
Projektmarketing
Abstimmung mit Digitalisierungsmanagern zur Digitalisierungsstrategie

Projektcontrolling

Durch sein Fachwissen und die Koordination der Stakeholder sowie die Hoheit über das Productbacklog ist der Product-Owner der richtige Verantwortliche für das Projektcontrolling. Dabei kann er mithilfe der oben genannten Mittel und Personen am besten dafür eintreten, dass das Projekt in die richtige Richtung läuft. Er kann beeinflussen welche Anforderungen wann und wie implementiert werden. Er hat das Gesamtbudget im Überblick, weil er interne und externe Kosten kennt und diese steuert. Durch seine koordinierenden Tätigkeiten im Stakeholdermanagement kann er Ergebnisse des Projektcontrollings und Änderungen des Budgets direkt mit den richtigen Entscheidern abstimmen und strategische Vorhaben direkt umsetzen.

Zu Ihren Hauptaufgaben im Projektcontrolling gehören:

Priorisieren des Productbacklogs
Setzen von Projektzielen
Kontrolle des Projektfortschritts
Koordination der beteiligten Ressourcen

Begleitung am Scrum-Prozess

Als Product-Owner in einem agilen Scrum-Prozess definieren Sie Schritt für Schritt die zu implementierenden Features. Bei Scrum werden nur sehr wenig grobe Planungen zu Beginn gemacht, viel weniger als in klassischen Projekten. Die Anforderungen werden stattdessen laufend und Just in Time erfasst geplant und umgesetzt. Das Kredo bei Scrum lautet „Kommunikation vor Dokumentation“. Eine laufende Mitarbeit des Product-Owners ist somit wichtig und nötig. In laufenden Meetings stimmen sich das Entwicklungsteam und der Product-Owner miteinander ab. Sie definieren somit immer nur die Anforderungen die wirklich im nächsten agilen Entwicklungsschritt (sogenannten Sprints) benötigt werden. Durch direktes Feedback in sogenannten Refinementmeetings bekommen Sie als Product-Owner sehr schnell ins Gefühl wie Sie Anforderungen definieren müssen damit diese gut vom Team verstanden und umgesetzt werden können. Dabei spielt sowohl die Granularität als auch die Qualität der Anforderungen eine bedeutende Rolle. Neben der laufenden Definition der Anforderungen und der laufenden Kommunikation ist es Ihre Aufgabe laufend Tests durchzuführen bzw. zu koordinieren und Annahmen durchzuführen.

Zu Ihren laufenden Aufgaben als Product-Owner im Scrum-Prozess gehören somit:

Kommunikation mit dem Entwicklungsteam
Beantwortung von Fragen zu Anforderungen
Definition von Anforderungen Just in Time
Laufende Tests
Koordination von Tests durch Keyuser
Beteiligung an Scrum-Meetings
Laufende Annahme des Entwicklungsfortschritts

Releasemanagement

Als Product-Owner kennen Sie die User und die internen Systeme und Ansprechpartner der IT, somit können Sie am besten entscheiden wann und wie die neue Software veröffentlicht wird. Sie wissen was Ihre User erwarten und können daher am besten entscheiden wann die Software eine gewisse Reife erreicht hat die Ihnen adäquat erscheint um ein Release zu erstellen.

Diese Aufgaben erwarten Sie als Product-Owner im Releasemanagement:

Festlegen der Produktreife
Testen und abnehmen der Produktreife
Koordination zwischen Entwicklung und IT
Erstellen eines Releaseplans
Koordination und Umsetzung des Releasemarketings
Erstellung und Koordination eines Softwareguids
Umsetzung des Release im Zuge des Releaseplans

Fazit

Die Rolle des Product-Owners ist eine der wichtigsten Rollen in der agilen Softwareentwicklung mit Scrum, und sollte daher gewissenhaft und professionell besetzt sein. Die Aufgabengebiete sind weit gefächert und die notwendigen Tätigkeiten benötigen viel Knowhow, Erfahrungen und vor allem Zeit. Es ist nicht immer leicht all diese Aufgaben zu erfüllen. Sollten Sie Hilfe brauchen oder Fragen haben ist es Ratsam sich Experten zu suchen, welche mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Dieser Artikel gehört zur Artikelreihe Tipps für Product-Owner

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Zum Autor:

David Theil aus Linz Oberösterreich ist Digitalisierungs-Coach, Software-Entwickler und als Head of Software-Development für über 30 Softwareentwickler verantwortlich. Beruflich beschäftigt er sich bereits jahrelang mit der Digitalisierung und hat bereits bei vielen Digitalisierungs-Projekten in der Wirtschaft federführend mitgewirkt. Er bewegt sich in Themen wie Digitalisierung, IoT, oder Industrie 4.0 sowohl beratend als auch praktisch mit echten Lösungen.

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