Digitalisierung Kosten- und Budgetplanung

von David Theil

In der Digitalisierung ist es oft schwierig konkrete und haltbare Kosten- und Budgetplanungen zu erstellen. Softwareprojekte an sich sind oft schon schwierig zu kalkulieren. Digitalisierung hat immer auch was mit einer Digitalisierungsstrategie und einem Change-Prozess zu tun. Daher sind Digitalisierungsprojekte noch eine Ebene über reinen Software-Entwicklungsprojekten und unterliegen daher dementsprechend höheren Schwankungen.

Um hier nicht ganz ins Blaue hinein zu raten, sondern halbwegs haltbare Zahlen in die Budgetplanung überzuführen, ist es oft empfehlenswert Experten zu Rate zu ziehen und sich frühzeitig und unabhängig vom eigentlichen Softwaredienstleister beraten zu lassen. Ein Aufbau an persönlichen Knowhow zur Domäne Softwareprojektmanagement ist ebenfalls empfehlenswert, da Sie ohnehin im laufenden Projekt immer wieder Softwareentwicklung-Knowhow brauchen werden um die geschätzten Kosten und das geplante Budget zu erreichen und Steuernd in die Zusammenarbeit mit Ihren Softwareentwicklungs-Dienstleistern eingreifen müssen. Der Digitalisierungscoach, unsere Blogeinträge und Fachartikeln helfen Ihnen dabei in dieses Thema einzutauchen. Profitieren Sie von den Erfahrungen des Digitalisierungscoachs.

Aufbau

Zunächst werden wichtige Questions und Answers zum Thema Kosten und Budgetplanung aufgelistet. Danach werden lesenswerte Artikeln und Links bereitgestellt die noch tiefer in die Materie führen.

  1. Questions and Answers
  2. Fachartikel zu den Themen Software Kostenplanung, Software Budgetplanung

1. Questions and Answers

Wieviel kostet eine Software?

Zwischen einigen 1.000,- Euro und einigen 100.000,- Euro für die erste Entwicklungsphase kann eine (Individual-)Software schon kosten.

Wieviel kostet eine professionelle Homepage?

Homepages sind meist statisch, das heißt sie haben keinerlei Interaktionsmöglichkeiten. Die meisten kleinen Unternehmen brauchen nur minimale Interaktionsmöglichkeiten wie Terminvereinbarungen und Kontaktformulare, oder Reservierungssysteme, und Webshops. In diesen Fällen kostet eine Homepage zwischen 300,- und 9.000,- Euro.

Wieviel kostet eine App?

Apps sind nur dann sinnvoll, wenn sie Probleme lösen. Somit ist die Komplexität einer App höher als die einer Homepage. Apps sind vor allem Geräteabhängig was wiederum bedeutet, dass oft Spezialfälle zwischen iOS und Android berücksichtigt werden müssen. Daher sind die durchschnittlichen App-Entwicklungskosten bei ca. 30.000,- Euro. nach oben gibt es demensprechend keine Grenzen. Für die erste Phase liegt man aber zwischen 20.000,- und 100.000,- (für eine Premium App) gut im Rennen.

Welche Arten von Software gibt es?

Wir verstehen Software immer als Tool um ein Problem zu lösen. Sei es das Problem Langeweile und eine Spiele-Software ist die Lösung des Problems, oder sei es eine Softwareansteuerung einer Produktionsmaschine, in beiden Fällen löst die Software ein Problem auf ganz unterschiedliche Art und Weise. Es gibt Standard-Software und Individual-Software. Es gibt Apps, Websites und Webanwendungen, UI-freie Software und Richclients. Alle erfüllen ihren Zweck.

Was ist Standardsoftware?

Standardsoftware bedeutete, dass die Software für eine breite Masse an Usern geschrieben wurde und mittels Lizenzierung vertrieben wird. Es wird nicht auf individuelle Bedürfnisse der einzelnen User eingegangen, sondern eine Menge an verschiedenen Standard-Features angeboten.

Wieviel kostet eine Standardsoftware?

Die Kosten für eine einzelne Lizenz liegen daher bei nur einigen Euro bis hin zu 1.000, 2.000 Euro für professionelle Tools. Die meisten Unternehmen vertreiben mittlerweile Cloud-Services bei denen diese Kosten monatlich in Form eines Abo-Modells abgerechnet werden.

Was ist Individualsoftware?

Individualsoftware wird speziell auf die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten und entwickelt. Sie wird in enger Zusammenarbeit mit einem Product-Owner erstellt, der alle Anforderungen und Features die die Software aufweisen soll definiert. Ein meist externer Softwareentwicklungsdienstleister entwickelt dann die Software und verrechnet dann den Arbeitsaufwand an den Auftraggeber. Der Auftraggeber muss somit sorgen, dass die Kosten-Nutzenrechnung stimmt und die Software insgesamt wirtschaftlich ist. Um effizient an der Softwarelösung zu arbeiten ist es sinnvoll sehr eng mit den Softwareentwicklern zusammenzuarbeiten und die Kommunikationswege kurz zu halten. Das spart Kosten.

Wieviel kostet eine Individualsoftware?

Die genaue kosten einer Individualsoftware können nicht pauschal beantwortet werden, da dies extrem von der Aufgabe, den Tätigkeiten, den eingesetzten Technologien und dem gefragten Expertenwissen abhängig ist. In der Regel kann man aber von Stundensätzen zwischen 90,- und 250,- Euro ausgehen, je nachdem ob das gegenüber ein einzelner Freelancer ist oder ein großes Unternehmen im Individualsoftwareentwicklungsbereich ist.

Wie kommt man bei Individualsoftware zu einer Kostenaufstellung bzw. zu einem Budget?

Zunächst muss ein Entwicklungspartner gefunden werden. Dieser kann über Empfehlungen, über Vermittlung von Digitalisierungs-Berater oder über Eigenrecherche gefunden werden. Wurde ein potentieller Entwicklungspartner gefunden, so müssen diesem alle vorhandenen Informationen, Dokumente, Spezifikationen etc. in Form eines Projektantrags übermittelt werden, mit der Bitte um Angebotslegung. Sind genug Informationen vorhanden wird der Entwicklungspartner eine Grobschätzung durchführen. Sollten die Informationen nicht in ausreichender Qualität und Quantität bereitstehen so muss eventuell noch eine Anforderungserhebung durchgeführt werden, welche vom Auftraggeber oft vorfinanziert werden muss.

Welche groben Anforderungen müssen den Softwaredienstleister geschickt werden können?

Neben

  • der Grobfunktionalität,
  • der Vision und
  • der groben Projektplanung sollten vor allem die
  • Zielsysteme und
  • Zielplattformen,
  • die groben technischen Anforderungen und
  • die zu verwendenden Daten und Schnittstellen

bekannt sein.

Wann kann es zu einer Ablehnung der Anfrage zur Angebotslegung kommen?

Der potentielle Entwicklungspartner prüft den Auftraggeber genauso wie umgekehrt der Auftraggeber den Entwicklungspartner. Da eine Aufwandsschätzung meist mit Aufwenden verbunden ist, muss der Auftraggeber auch Finanziell und Fachlich glaubhaft sein. Andernfalls kann es vorkommen, dass der Entwicklungspartner den Aufwand nicht in eine Schätzung stecken will oder diese Schätzarbeit den Auftraggeber verrechnen muss.

Wie komme ich zu einem Preis für die Software?

Am besten holt man mehrere Angebote von verschiedenen potentiellen Entwicklungspartnern ein und wägt zwischen den unterschiedlichen Angeboten nach eigenen Kriterien ab.

Welche Kriterien sind bei den Angeboten entscheidend?

Neben Regelungen zur Software-Entwicklung, Betrieb der Software, Wartung der Software, Neben-, Reisekosten, Gewährleistungen etc. ist vor allem der Unterschied zwischen Verrechnung nach Aufwand (Time and Material) und Pauschalpreis-Angebote entscheidend.

Wie wählt man einen Softwareentwicklungspartner aus?

Die Auswahl des Entwicklungspartners ist ein Abwägen des Gesamtpakets bei der vor allem auf das Knowhow des Entwicklungspartners und die Art der Zusammenarbeit geachtet werden soll.

Was ist besser Time and Material oder Pauschalangebote?

Im Normalfall ist ein Projekt nie perfekt ausspezifiziert. Es fehlen immer teile in der Spezifikation, seien es nichtfunktionale Anforderungen, nicht vollständig ausdefinierte Anforderungen oder fehlende Anforderungen. Eine enge Zusammenarbeit und ein partnerschaftlicher Umgang zwischen Entwicklungspartner und Auftraggeber sind somit das Entschiedenste für den Projekterfolg. Faktoren die die Verrechnung nach Aufwand (Time and Material) begünstigen.

Was muss ich machen um die Kosten im Rahmen zu halten?

Eine enge Zusammenarbeit mit dem Entwicklungspartner muss gewährleistet sein. Entweder muss sich der Auftraggeber die Zeit nehmen und Freiräume während des Arbeitstages für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Entwicklungspartner einräumen oder einen Digitalisierungs-Berater engagieren der die Interessen des Auftraggebers vertritt und für Rückfragen bereitsteht. Frei nach dem Motto Checks and Balances.

2. Fachartikel zu den Themen Software Kostenplanung und Software Budgetplanung

Wieviel kostet es eine Software entwickeln zu lassen?

Diese Frage stellen sich immer wieder diverse Entscheider sowohl in mittelständischen und großen Unternehmen, als auch Entrepreneure und Gründer von Startups. Wer noch nie ein Softwareprojekt begleitet oder durchgeführt hat stößt schnell an seine Grenzen. Denn neben dem Fachwissen und der Fachsprache die es in der Softwareentwicklung braucht um mitreden zu können, ist Software abstrakt, komplex, modular und nicht greifbar.

Gerade die Komplexität die Software aufweist und die Abstraktheit macht es einem Branchenfremden sehr schwer überhaupt ansatzweise eine Kosten- oder eine Budgetplanung durchzuführen. Professionelle Hilfe ist gefragt. Dieser Artikel bietet  einen Einstieg in die Thematik „Softwareentwicklungspartnersuche“ und „Kostenschätzung für Individualsoftware“.

Money

Softwareprojekte richtig schätzen

Wie Sie ihr Digitalisierungsprojekt schätzen und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

calculate Budget

Checkliste für die Schätzung von Software

Im Artikel  oben haben wir über das Thema Schätzen von Softwareprojekten berichtet. Um dieses Thema systematisch anzugehen und dir das Schätzen von Software leichter zu machen kannst du dir hier deine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die du bei der Erstellung einer Schätzung beachten solltest, herunterladen. Viel Spaß beim Schätzen deiner Softwareprojekte!

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So vermeiden Sie Kosten in Digitalisierungsprojekten

Der DigitalisierungsCoach nimmt Sie mit und zeigt Ihnen die wichtigsten Bereiche die Sie in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern in der IT-Branche beachten müssen um Kosten und Kostenfallen zu vermeiden.

Diese Bereiche sollten Sie als Auftraggeber bei der Zusammenarbeit mit externen Softwareentwicklungsdienstleistern besonders beachten um Kosten zu reduzieren:

  1. Vision – Die Vision der Software muss definiert sein und allen Teambeteiligten klar sein.
  2. Projektziele – müssen festgelegt werden. Ein realistischer Zeit und Budgetplan muss angelegt werden.
  3. Zuständigkeiten – müssen geklärt werden, klaren Regeln unterliegen, geplant und organisiert werden.
  4. Produktmanagement – muss von Auftraggeberseite her durchgeführt werden. Es muss beschrieben werden wie die Software aussehen soll.
  5. Zusammenarbeit – muss geplant und organisiert werden und einfachen nachvollziehbaren Regeln unterliegen.
  6. Abnahmen und Qualitätssicherung – muss von Auftraggeber-Seite her geplant und organisiert werden.
  7. Weiterführende Pläne – müssen gemacht werden, die über die Entwicklung der Software hinaus gehen.

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