Wieviel kostet es eine Software entwickeln zu lassen?

von David Theil

Wer einen schnellen Einstieg ins Thema sucht findet diesen weiter unten im Abschnitt Questions und Answers.

Wieviel kostet es eine Software entwickeln zu lassen? – Diese Frage stellen sich immer wieder diverse Entscheider sowohl in mittelständischen und großen Unternehmen, als auch Entrepreneure und Gründer von Startups. Wer noch nie ein Softwareprojekt begleitet oder durchgeführt hat stößt schnell an seine Grenzen. Denn neben dem Fachwissen und der Fachsprache die es in der Softwareentwicklung braucht um mitreden zu können, ist Software abstrakt, komplex, modular und nicht greifbar.

Gerade die Komplexität die Software aufweist und die Abstraktheit macht es einem Branchenfremden sehr schwer überhaupt ansatzweise eine Kosten- oder eine Budgetplanung durchzuführen. Professionelle Hilfe ist gefragt. Dieser Artikel bietet  einen Einstieg in die Thematik „Softwareentwicklungspartnersuche“ und „Kostenschätzung für Individualsoftware“.

 

Wieviel kostet eine Software?

Wir kennen Software in den allermeisten Fällen als Standardsoftware. Software wie Microsoft Word, WhatsApp, oder Amazon-Alexa sind allesamt Standardsoftware. Standardsoftware bedeutete, dass die Software für eine breite Masse an Usern geschrieben wurde und mittels Lizenzierung vertrieben wird. Es wird nicht auf individuelle Bedürfnisse der einzelnen User eingegangen, sondern eine Menge an verschiedenen Standard-Features angeboten. Die Kosten für die Entwicklung dieser Standardsoftware werden daher auf sehr viele tausende Nutzer aufgeteilt. Die Kosten für eine einzelne Lizenz liegen daher bei nur einigen Euro bis hin zu 1.000, 2.000 Euro für professionelle Tools. Die meisten Unternehmen vertreiben mittlerweile Cloud-Services bei denen diese Kosten monatlich in Form eines Abo-Modells abgerechnet werden. Aus diesem Grund sind wir es nicht gewohnt Software einen sehr hohen Wert zuzuweisen. Als Metapher kann man hier Standardsoftware wie ein öffentliches Verkehrsmittel sehen. Man zahlt 2,50 Euro für ein Busticket und fährt damit durch die ganze Stadt. Individualsoftware hingegen ist wie die Anschaffung eines eigenen Baggers, oder LKWs, Man kann damit auch durch die Stadt fahren, der LKW hat aber einen wirtschaftlichen Hintergrund und kostet bis zu mehreren 100.000,- Euro und wird speziell für den Kunden angepasst ausgeliefert.

Kosten einer Individualsoftwareentwicklung

Individualsoftware wird speziell auf die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten und entwickelt. Sie wird in enger Zusammenarbeit mit einem Product-Owner erstellt, der alle Anforderungen und Features die die Software aufweisen soll definiert. Ein Softwareentwicklungsdienstleister entwickelt die Software und verrechnet den Arbeitsaufwand an den Auftraggeber. Der Auftraggeber muss somit sorgen, dass die Kosten-Nutzenrechnung stimmt und die Software insgesamt wirtschaftlich ist. Um effizient an der Softwarelösung zu arbeiten ist es sinnvoll sehr eng mit den Softwareentwicklern zusammenzuarbeiten und die Kommunikationswege kurz zu halten. Das spart Kosten. Eine Individualsoftware ist wie in der oberen Metapher eine Arbeitsmaschine. Um diese Arbeitsmaschine zu entwickeln ist es notwendig eng mit Experten zusammenzuarbeiten und die Projektarbeit gut zu planen. Die Kosten können bei Individualsoftwareprojekten stark variieren da die Aufgaben auch ganz unterschiedlich sein können. Von der Optimierung eines kleinen internen Geschäftsprozesses in der Verwaltung des Unternehmens (dessen Metapher mehr ein Akkuschrauber statt einen großen Arbeitsgerätes ist) bis hin zu einem Verwaltungstool für die Steuerung der automatischen Produktion kann alles mit Individualsoftware gelöst werden. Es macht daher Sinn die Kosten anders aufzuschlüsseln. In der Regel Kosten externe Softwareentwicklungsdienstleister zwischen 90,- und 250,- Euro in der Stunde je nachdem welche Tätigkeiten, Technologien und Experten gefragt sind und ob auf der anderen Seite „nur“ ein Freelancer oder eine ganze Organisation sitzt.

Wie kommt man bei Individualsoftware zu einer Kostenaufstellung bzw. zu einem Budget?

Im Allgemeinen ist es sehr schwierig Softwareentwicklungsprojekte zu schätzen , es gibt aber einige Techniken und Herangehensweisen die eine Schätzung für die Budgetplanung möglich machen. So ist es hilfreich Experten zu Rate zu ziehen und sich bereits sehr früh mit konkreten Details der zu implementierenden Software zu beschäftigen und diese aufzubereiten. Umso mehr Informationen der Softwaredienstleister vom Kunden bekommt und umso detaillierter sich bereits Gedanken gemacht wurden, umso leichter und konkreter kann eine Schätzung erstellt werden.  Vor allem ist, wenn viele detaillierte Informationen, Anforderungen bereitgestellt werden die Schwankungsbreite der Schätzung deutlich geringer und somit ist die Schätzung belastbarer. Es sind aber zahlreiche Faktoren die den Erfolg oder Misserfolg eines Softwareprojektes mitentscheiden. So kann der Kunde durch aktive und effiziente Mitarbeit im Projekt als Product-Owner dabei helfen Kosten gering zu halten und die Projektkosten positiv beeinflussen. Um aber überhaupt eine Kalkulation von einem potentiellen Entwicklungspartner zu bekommen muss dieser zuerst gefunden werden und ein Schätzprozess angestoßen werden. Dazu kann man sich wiederum Digitalisierungs-Berater bedienen oder über Suchanfragen oder Empfehlungen selbst diese Entwicklungspartner im Internet suchen. Ist ein potentieller Entwicklungspartner gefunden ist es hilfreich nach dem Erstkontakt die vorhandenen Dokumentationen, Spezifikationen und verschriftlichen Gedanken in Form eines Projektantrags zu übermitteln und um eine Angebotslegung zu bitten. Nun Entscheidet der Entwicklungspartner ob die übermittelten Informationen ausreichend sind, oder ob noch nachgearbeitet werden muss. Im Idealfall wurden genug Informationen übermittelt, oder konnten in kurzen Telefonaten oder Meetings erfragt werden um eine Grobschätzung durchzuführen. Sollten die Informationen nicht ausreichen oder die Schätzgenauigkeit erhöht werden, muss eine Anforderungserhebungsphase eingeschoben werden, welche normalerweise vom Auftraggeber finanziert werden muss.

Wie kommt man zu einem Preis für Individualsoftware Projekte?

Im Idealfall holt man sich mehrere Angebote von verschiedenen potentiellen Entwicklungspartnern wie oben beschrieben ein. Hat man dann mehrere Angebote vorliegen so muss man stark differenzieren und auf die Details der verschiedenen Angebote achten. Neben Regelungen zur Software-Entwicklung, Betrieb der Software, Wartung der Software, Neben-, Reisekosten, Gewährleistungen etc. ist vor allem der Unterschied zwischen Verrechnung nach Aufwand (Time and Material) und Pauschalpreis-Angebote entscheidend. Generell lässt sich sagen, dass eine kooperative Umsetzung mit dem Entwicklungspartner in enger Zusammenarbeit am effizientesten ist. Ein Gegenstand der vor allem dann gegeben ist, wenn nach Time and Material in der Agilen Softwareentwicklung gearbeitet wird.  Hier hat man als Kunde am meisten die Chance einzugreifen und das Projekt positiv zu beeinflussen. Da dies allerdings wiederum eine große Herausforderung darstellt, ist es sinnvoll sich explizit im Arbeitsalltag freiräume zu schaffen und Kapazitäten freizuräumen und in die Zusammenarbeit zu stecken oder Experten zu angergieren die das Projekt von Auftraggeberseite begleiten. Checks and Balances ist hier das Schlagwort.

Neben den Preisen und den Verrechnungen ist vor allem auch auf die Art der Schätzung und die fachlichen Details zu achten. Oft passiert es, dass Angebote Pauschal und Halbherzig gemacht wurden und wichtige Teile die der Auftraggeber in der Software braucht nicht enthalten sind. So sind oft nicht Funktionale Anforderungen oder Vorausgesetzte Erwartungshaltungen bei Pauschalangeboten nicht berücksichtigt. Daher ist das „billigste“ Angebot oft nicht das „beste“. Die Auswahl des Entwicklungspartners ist somit ein Abwägen des Gesamtpakets bei der vor allem eines Beachtung finden sollte, das Knowhow des Entwicklungspartners und die Art der Zusammenarbeit.

Questions and Answers

Wieviel kostet eine Software?

Zwischen einigen 1.000,- Euro und einigen 100.000,- Euro für die erste Entwicklungsphase kann eine (Individual-)Software schon kosten.

Wieviel kostet eine professionelle Homepage?

Homepages sind meist statisch, das heißt sie haben keinerlei Interaktionsmöglichkeiten. Die meisten kleinen Unternehmen brauchen nur minimale Interaktionsmöglichkeiten wie Terminvereinbarungen und Kontaktformulare, oder Reservierungssysteme, und Webshops. In diesen Fällen kostet eine Homepage zwischen 300,- und 9.000,- Euro.

Wieviel kostet eine App?

Apps sind nur dann sinnvoll, wenn sie Probleme lösen. Somit ist die Komplexität einer App höher als die einer Homepage. Apps sind vor allem Geräteabhängig was wiederum bedeutet, dass oft Spezialfälle zwischen iOS und Android berücksichtigt werden müssen. Daher sind die durchschnittlichen App-Entwicklungskosten bei ca. 30.000,- Euro. nach oben gibt es demensprechend keine Grenzen. Für die erste Phase liegt man aber zwischen 20.000,- und 100.000,- (für eine Premium App) gut im Rennen.

Welche Arten von Software gibt es?

Wir verstehen Software immer als Tool um ein Problem zu lösen. Sei es das Problem Langeweile und eine Spiele-Software ist die Lösung des Problems, oder sei es eine Softwareansteuerung einer Produktionsmaschine, in beiden Fällen löst die Software ein Problem auf ganz unterschiedliche Art und Weise. Es gibt Standard-Software und Individual-Software. Es gibt Apps, Websites und Webanwendungen, UI-freie Software und Richclients. Alle erfüllen ihren Zweck.

Was ist Standardsoftware?

Standardsoftware bedeutete, dass die Software für eine breite Masse an Usern geschrieben wurde und mittels Lizenzierung vertrieben wird. Es wird nicht auf individuelle Bedürfnisse der einzelnen User eingegangen, sondern eine Menge an verschiedenen Standard-Features angeboten.

Wieviel kostet eine Standardsoftware?

Die Kosten für eine einzelne Lizenz liegen daher bei nur einigen Euro bis hin zu 1.000, 2.000 Euro für professionelle Tools. Die meisten Unternehmen vertreiben mittlerweile Cloud-Services bei denen diese Kosten monatlich in Form eines Abo-Modells abgerechnet werden.

Was ist Individualsoftware?

Individualsoftware wird speziell auf die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten und entwickelt. Sie wird in enger Zusammenarbeit mit einem Product-Owner erstellt, der alle Anforderungen und Features die die Software aufweisen soll definiert. Ein meist externer Softwareentwicklungsdienstleister entwickelt dann die Software und verrechnet dann den Arbeitsaufwand an den Auftraggeber. Der Auftraggeber muss somit sorgen, dass die Kosten-Nutzenrechnung stimmt und die Software insgesamt wirtschaftlich ist. Um effizient an der Softwarelösung zu arbeiten ist es sinnvoll sehr eng mit den Softwareentwicklern zusammenzuarbeiten und die Kommunikationswege kurz zu halten. Das spart Kosten.

Wieviel kostet eine Individualsoftware?

Die genaue kosten einer Individualsoftware können nicht pauschal beantwortet werden, da dies extrem von der Aufgabe, den Tätigkeiten, den eingesetzten Technologien und dem gefragten Expertenwissen abhängig ist. In der Regel kann man aber von Stundensätzen zwischen 90,- und 250,- Euro ausgehen, je nachdem ob das gegenüber ein einzelner Freelancer ist oder ein großes Unternehmen im Individualsoftwareentwicklungsbereich ist.

Wie kommt man bei Individualsoftware zu einer Kostenaufstellung bzw. zu einem Budget?

Zunächst muss ein Entwicklungspartner gefunden werden. Dieser kann über Empfehlungen, über Vermittlung von Digitalisierungs-Berater oder über Eigenrecherche gefunden werden. Wurde ein potentieller Entwicklungspartner gefunden, so müssen diesem alle vorhandenen Informationen, Dokumente, Spezifikationen etc. in Form eines Projektantrags übermittelt werden, mit der Bitte um Angebotslegung. Sind genug Informationen vorhanden wird der Entwicklungspartner eine Grobschätzung durchführen. Sollten die Informationen nicht in ausreichender Qualität und Quantität bereitstehen so muss eventuell noch eine Anforderungserhebung durchgeführt werden, welche vom Auftraggeber oft vorfinanziert werden muss.

Welche groben Anforderungen müssen den Softwaredienstleister geschickt werden können?

Neben

• der Grobfunktionalität,
• der Vision und
• der groben Projektplanung sollten vor allem die
• Zielsysteme und
• Zielplattformen,
• die groben technischen Anforderungen und
• die zu verwendenden Daten und Schnittstellen

bekannt sein.

Wann kann es zu einer Ablehnung der Anfrage zur Angebotslegung kommen?

Der potentielle Entwicklungspartner prüft den Auftraggeber genauso wie umgekehrt der Auftraggeber den Entwicklungspartner. Da eine Aufwandsschätzung meist mit Aufwenden verbunden ist, muss der Auftraggeber auch Finanziell und Fachlich glaubhaft sein. Andernfalls kann es vorkommen, dass der Entwicklungspartner den Aufwand nicht in eine Schätzung stecken will oder diese Schätzarbeit den Auftraggeber verrechnen muss.

Wie komme ich zu einem Preis für die Software?

Am besten holt man mehrere Angebote von verschiedenen potentiellen Entwicklungspartnern ein und wägt zwischen den unterschiedlichen Angeboten nach eigenen Kriterien ab.

Welche Kriterien sind bei den Angeboten entscheidend?

Neben Regelungen zur Software-Entwicklung, Betrieb der Software, Wartung der Software, Neben-, Reisekosten, Gewährleistungen etc. ist vor allem der Unterschied zwischen Verrechnung nach Aufwand (Time and Material) und Pauschalpreis-Angebote entscheidend.

Wie wählt man einen Softwareentwicklungspartner aus?

Die Auswahl des Entwicklungspartners ist ein Abwägen des Gesamtpakets bei der vor allem auf das Knowhow des Entwicklungspartners und die Art der Zusammenarbeit geachtet werden soll.

Was ist besser Time and Material oder Pauschalangebote?

Im Normalfall ist ein Projekt nie perfekt ausspezifiziert. Es fehlen immer teile in der Spezifikation, seien es nichtfunktionale Anforderungen, nicht vollständig ausdefinierte Anforderungen oder fehlende Anforderungen. Eine enge Zusammenarbeit und ein partnerschaftlicher Umgang zwischen Entwicklungspartner und Auftraggeber sind somit das Entschiedenste für den Projekterfolg. Faktoren die die Verrechnung nach Aufwand (Time and Material) begünstigen.

Was muss ich machen um die Kosten im Rahmen zu halten?

Eine enge Zusammenarbeit mit dem Entwicklungspartner muss gewährleistet sein. Entweder muss sich der Auftraggeber die Zeit nehmen und Freiräume während des Arbeitstages für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Entwicklungspartner einräumen oder einen Digitalisierungs-Berater engagieren der die Interessen des Auftraggebers vertritt und für Rückfragen bereitsteht. Frei nach dem Motto Checks and Balances.

Wie kann ich Kostentreiber vermeiden?

Der größte Kostentreiber in einem Softwareprojekt ist eine falsche Herangehensweise an das Projekt. Kosten die in ein Softwareprodukt gesteckt werden sind immer eine Investition. Eine Investition die sich letzten Endes bezahlt machen muss. Es ist also notwendig effizient und effektiv vorzugehen. Das heißt nur jene Features, so schnell wie möglich, umzusetzen, die der User auch wirklich braucht und dafür auch zahlen wird. Der Fokus sollte daher auf die Bereitstellung von schnellen  Nutzen liegen (nicht auf möglichst viele Features). Daher sollten folgende Kostentreiber vermieden werden:

1. Plangetriebene Softwareentwicklung
2. Agiles Theater
3. Output-denken – Features statt Nutzen
4. Fehlender Fokus
5. Kein Produktmanagement
6. Keine Insights für den Product-Market-Fit
7. Zu wenig Investment in Qualität und Testen

Mehr zu den einzelnen Kostentreibern lesen sie hier:

Die sieben größten Kostentreiber in der Softwareentwicklung.

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Dieser Artikel gehört zur Artikelreihe „Digitalisierung Kosten- und Budgetplanung“

 

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Zum Autor:

David Theil aus Linz Oberösterreich ist Digitalisierungs-Coach, Software-Entwickler und als Head of Software-Development für über 30 Softwareentwickler verantwortlich. Beruflich beschäftigt er sich bereits jahrelang mit der Digitalisierung und hat bereits bei vielen Digitalisierungs-Projekten in der Wirtschaft federführend mitgewirkt. Er bewegt sich in Themen wie Digitalisierung, IoT, oder Industrie 4.0 sowohl beratend als auch praktisch mit echten Lösungen.

 

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