So gelingt dir das perfekte Sprint-Planning.

Meine Erkenntnisse aus über 10 Jahren in Scrum-Teams zum Sprint-Planning

Ich habe schon viele Scrum-Teams beim Sprint-Planning in verschiedenen Rollen begleitet. Ich war selbst schon Developer, Product-Owner und Scrum Master. Neulich im Planning mit einem meiner Scrum-Teams hatte ich aber wieder mal einen dieser Flow-Momente. Das Scrum Event schien wie von Geisterhand oder wie ein Uhrwerk vonstatten zu gehen. Ich musste kaum Moderieren oder eingreifen. In Windeseile hatten wir das Planning durch und waren glücklich mit unserem Ergebnis. Da wir früher fertig wurden hatte ich zeit darüber zu reflektieren und mit diesem Post möchte ich meine wichtigsten Erkenntnisse zusammentragen und hier teilen.

Was macht ein großartiges Sprint-Planning aus?

Das Ziel des Plannings erreichen

Der neue Scrum-Guide 2020 teilt das Sprint-Planning-Event in drei Themen ein.
Thema Eins beantwortet die Frage warum der Sprint wertvoll ist.
Thema Zwei beantwortet die Frage was im Sprint getan werden kann.
Thema Drei beantwortet die Frage wie die Arbeit gemacht werden sollen.
Wenn das Scrum-Team diese drei Fragen erfolgreich beantworten kann, erstellt es ein erfolgreiches Sprint-Backlog bestehend aus Sprintziel und Sprint Vorhersage. Das Team kann also erfolgreich einen Plan erstellen um ein wertvolles neues Produkt-Inkrement zu erzeugen und die Definition of Done zu erreichen.

Den Fokus und das liefern von Outcome setzen

Erfolgreiche Sprint-Plannings stellen ein gemeinsames Verständnis für den notwendigen Outcome her. Das Team hat ein gemeinsames Verständnis für das Sprint-Ziel und committed sich gemeinsam auf die Erreichung dieses Ziel.

Erkenntnis 1 – Jeder ist Facilitator

Um diesen Status jedoch zu erreichen und die Fragen zu beantworten ist einiges an Aufwand und Diskussionen notwendig. Diese Diskussion und der Aufwand muss moderiert und ermöglicht werden.

Viele glauben es sei die Aufgabe vom Scrum-Master, Meetings, Events und den Scrum-Prozess zu facilitaten. Und obwohl dies im allgemeinen stimmt, müssen und können doch alle im Scrum-Team die Rolle des Facilitators einnehmen.

Erkenntnis 2 – Das Sprint-Ziel muss klar sein

Um ein gemeinsames Commitment auf ein Outcome-Fokussiertes Sprint Ziel zu erreichen muss das Sprint Ziel jedem klar sein. Dazu muss es klar formuliert, formalisiert und niedergeschrieben sein.
Es ist jedoch nicht nur wichtig was der gewünschte Effekt und Output sein soll, zusätzlich dazu muss auch klar sein wie der Effekt gemessen und getestet wird.
Dazu empfiehlt es sich ein Sprint-Goal Template zu verwenden.
Ich verwende ein modifiziertes Sprint-Goal Template inspiriert von Steve Trapps[1]:

Our focus is on <Topic/Objective>
We believe it delivers <Outcome/Effect> to <User>
This will be confirmed when <Event happens>

Example:
Our focus in on providing new AD-Insights,
We believe it delivers a better understanding of Marketing Measures to our Marketing-Users
This will be confirmed when the Marketing Users configure and use the Ad-Insights-Feature for new Campains.

Erkenntnis 3 – jeder im Team muss wissen wo das Produkt gerade steht.

Jeder im Team muss genau wissen wie es um den aktuellen Zustand des Produktinkrements steht. Der Product-Owner muss im Vorfeld sicherstellen dass ausrechend Feedback vom Markt und den Nutzern eingeholt wurde. Idealerweise waren Key-User und Key-Stakeholder im Sprint-Review und das Feedback war ausreichend. Sollte dies nicht so sein muss der Product-Owner dem Team den aktuellen stand des Produktinkrements klar machen.

Erkenntnis 4 – Ausreichende Vorbereitung

Neben dem verstehen und erarbeiten des aktuellen Stands des Produktinkrements müssen der Product-Owner und das Team auch noch andere wichtige Vorarbeiten leisten.
Obwohl der Scrum Guide auch davon spricht, dass Items auch während des Plannings refined werden können, empfiehlt es sich doch die am höchsten priorisierten Items in Refinement-Meetings vor dem Sprint-Planning zu refinen und ein allgemeines Verständnis dafür herzustellen.

Eine der wichtigsten Vorarbeiten ist daher das Backlog Refinement. Der Product-Owner ist dafür verantwortlich, dass alle alle Teilnehmer am Planning die wichtigsten Product Backlog Items verstanden und vorbereitet haben.

„The Product Owner ensures that attendees are prepared to discuss the most important Product Backlog items and how they map to the Product Goal.“ (Scrum Guide 2020)

Erkenntnis 5 – Verwendung von Product-Goals

Für ein gut ablaufendes Planning sollte sich der Product-Owner gut auf das Planning vorbereiten und bereits im Vorfeld wissen wie der nächste Sprint in das Product-Goal einzahlen kann. [https://www.scrum.org/resources/blog/tips-tricks-facilitate-sprint-planning]

Beispiele für Produkt-Vision, Produkt Ziel und Sprint Ziele[https://www.scrum.org/resources/blog/product-goal-sprint-goals-simple-example]:
Produkt-Vision: We are the Leading webservice to compare car prices
Product Goal 1: Launch a website for the US-Market to compare car prices
Sprint Goal 1: Our focus is on providing a basic website to list all car prices …
Sprint Goal 2: Our focus is on providing a basic user profile, login and register function to… 
Sprint Goal 3. Our focus is on creating a filter view based on given price span, we believe …
Sprint Goal x…
Product Goal 2: Expand website to compare amd filter differen Car Types and provide offers
Product Goal 3: Create a basic Functionality to buy and sell cars over our webservices
Product Goal 4: Create Advertisement infrastucture to allow customers to advertice their cars.

Erkenntnis 6 – Transparenz und Vertrauen

Es ist wichtig dass alle beteiligten planungsrelvante Informationen transparent und zugänglich machen. Dazu gehören unter anderem Verfügbarkeiten, Kapazitäten, Prioritäten und die Performance der letzten Sprints. Denn nur wer diese Transparenz hat, kann auch vertrauen in den gemachten Forecast für den nächsten Sprint haben. [https://www.scrum.org/resources/blog/tips-tricks-facilitate-sprint-planning]

Erkenntnis 7 – Forecasts sind Forecasts

Es muss jedem klar sein dass die Planung nur ein Forecast ist. Wie eine Wettervorhersage kann alles so passieren wie geplant oder auch nicht. Das Team sollte die Planung nicht zu ernst nehmen und Mut zur Lücke haben.

Erkenntnis 8 – Nicht das How vergessen

Das Team darf nicht vergessen sich Zeit zu nehmen und über die Umsetzungsdetails zu reden. Es muss dem Team klar sein wie es das Ziel erreichen möchte.

Erkenntnis 9 – Alle Startklar machen

Am ende des Plannings ist es wertvoll nochmal alle die Möglichkeit zu bieten darüber nachzudenken wie sie den Sprint starten wollen und wie sie kollaborieren wollen. Das hilft dabei einen einfachen und koordinierten Start in den Sprint zu erleben.

Wie kann der Scrum-Master unterstützten?

Der Scrum Master kann bereits im Vorfeld zum Planning mit dem Product Owner und dem Team sicherstellen dass alle am Planning beteiligten über die wichtigsten Product Backlog Items bescheid wissen und dass notwendige Refinement Meetings bereits gemacht wurden.

„The Product Owner ensures that attendees are prepared to discuss the most important Product Backlog items and how they map to the Product Goal.“ Scrum Guide

Er kann dafür eintreten dass notwendige Stakeholder rechtzeitig zum Planning eingeladen werden und das Backlog gut priorisiert ist und den aktuellen stand widerspiegelt. Dazu kann der Scrum-Master das Team fragen ob alle notwendigen Kompetenzen zur Lösung der am höchsten priorisierten Items im Team vorhanden sind oder ob das Team externe Hilfe zur Lösung benötigt. Er sollte auch dafür eintreten dass der Product-Owner bereits im Vorfeld die Product-Vision und das Product-Goal gut vorbereitet hat und bereits Ideen zum Sprint-Ziel mit ins Planning nimmt.

„The Scrum Team may also invite other people to attend Sprint Planning to provide advice.“ Scrum Guide

Abschließende Überlegungen:

Um Sprintplanungen zu meistern und in den Flow zu gelangen ist es notwendig die drei Themen zu adressieren.
Es muss klar sein Warum der Sprint wertvoll ist, was im Sprint getan werden kann und wie die Umsetzung aussehen soll. Dabei ist der gewünschte Outcome des Sprints wichtig. Jedem im Team muss klar sein wie das neue Produktinkrement am ende aussehen soll und welchen Mehrwert es den User liefert.
Dabei kann jeder helfen und jeder Facilitator sein. Nur jedoch wenn für genügend Transparenz gesorgt wurde und jeder über den aktuellen Produktstand bescheid weis können vernünftige Umsetzungsstrategien entworfen werden und Forecasts erstellt werden. Ein Forecast bleibt aber immer ein Forecast und beinhaltet immer eine Unschärfe. Abgerundet sollte ein gutes Planning immer noch mit einem kurzen überblick enden bei dem die ersten Umsetzungsschritte besprochen werden.

Quellen:

[1] https://www.scrum.org/resources/blog/sprint-goal-template

English original published here: https://medium.com/serious-scrum/this-is-how-you-achieve-perfect-sprint-planning-b58fefa8b7b4