Die Psychologie hinter der Effizienz und Effektivität von Scrum

Was haben Scrum und der Spiegel-Bestseller aus der Kategorie Sachbücher aus 2017 gemeinsam? Auf dem ersten Blick wenig. Beim näherer Betrachtung lassen sich aber dieselben psychologischen Muster die im Buch zu finden sind, auch bei Scrum identifizieren.

Dieser Artikel wurde inspiriert durch den Spiegel-Bestseller „Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben“ von Timothy Ferriss

Tim Ferriss beherrscht das Modelling wie kein anderer. Er schafft es Systeme, Menschen, und Prozesse zu beobachten und die Essenz daraus zu begreifen, extrahieren und Modelle daraus zu bauen. So hat Tim mit nur vier Wochen Vorbereitungszeit eine Chinesische Kickoxing-Nationalmeisterschaft mit einer Goldmedaille gewonnen und dass obwohl er davor nicht einmal ein Kickboxing-Training besucht hat. Er besiegte alle seine Gegner durch technische K.O.s und dass obwohl alle seine Gegner mindestens 5-10 Jahre Kickbox-Erfahrungen hatten. All dies gelang ihm nur, weil er die besten Kickboxer analysierte und erfolgreiche andere Tätigkeiten aus anderen Sportarten wie beispielsweise dem Schwergewichtsheben oder dem Wrestling adaptierte und im Kickboxing einsetzte. Er fokussierte sich dabei auf das was unbedingt notwendig war um möglichst produktiv und effektiv zu sein und konzertierte sich damit nur auf jene Dinge, die funktionierten und ignorierte den Rest. In seinem Buch beschreibt er all jene Techniken, die er benutzte und benutzt um so erfolgreich zu sein.

In seinem Buch dreht sich alles um Freiheit. Wie kann man sein Leben und seine Arbeit so gestalten, dass man möglichst frei ist und somit das machen kann, was man immer schon wollte. Es baut sich folgendermaßen auf:

  1. D wie Definition (Definiere was du machen magst.)
  1. E wie Eliminieren (Eliminiere alles was nicht wichtig ist um dich auf das zu Konzentrieren was jetzt wichtig ist.)
  1. A wie Automatisieren (Automatisiere Arbeiten die Zeit kosten und die immer wieder gemacht werden müssen, baue passives Einkommen auf.)
  1. L wie Liberation (Die Befreiung -Befreie dich von dem Platz wo du gerade arbeitest und suche Arbeiten die du remote arbeiten kannst.)

Das Buch wurde zum Bestseller und wird vor allem von jenen gefeiert, die den Lebensstil von Tim Ferriss und von digitale Nomaden bewundern.

Wo lassen sich nun Parallelen zwischen Scrum und diesem Buch finden, und was sind die psychologischen Mechanismen dahinter?

1. Definition

Laut Tim Ferriss: Definiere was du machen magst. Wenn du alle Möglichkeiten hast etwas zu gestalten was würdest du ändern was würdest du gerne gestalten?

Dieses Gedankenexperiment bringt einen dazu selbst Verantwortung zu übernehmen und seine Wünsche und Visionen zu hinterfragen und zu gestalten. Wie bei Scrum. Der Product-Owner mahlt die Vision wie das zu erstellende Produkt aussehen soll gemeinsam mit den Stakeholdern und den Usern. Diese Vision bei der alles erlaubt ist beflügelt und reißt User, Stakeholder und das Umsetzungsteam mit. Wenn der Product-Owner diese Vision immer weiter ausarbeitet und im Team vertritt, und das Team mitgestalten kann, so steigt die Identifikation aller mit dem Projekt und dem Produkt. Die Freiheit die Scrum zusätzlich dem Team in der Arbeitsweise bietet führt dazu, dass die intrinsische Motivation des Teams steigt. Das Team kann außerdem regelmäßig in Retrospektiven sich, das Projekt und die Arbeitsweise kritisch beurteilen und gestalten, ganz im Sinne des ersten Kapitels des Buchs vom Tim Ferriss.

2. Eliminieren

In seinem Buch weißt Tim Ferriss vor allem auf eines hin, wir fokussieren uns in unserer Arbeit ständig auf zweitrangige Dinge und stellen wichtige Tätigkeiten oft hinten an. Beim Eliminieren geht es vor allem darum die wirklich wichtigen Dinge und Tätigkeiten zu identifizieren und als erstes umzusetzen.

Tim Ferriss empfiehlt in seinem Buch vor allem zwei sehr Bekannte und Erfolgreiche Produktivitätstipps.

  1. Limitiere die Aufgaben auf das Wesentliche und fokussiere auf das was wirklich wichtig ist.
  2. Verkürze die Zeit für eine Aufgabe um nur das zu machen was wirklich wichtig ist.

Das sind zwei Praktiken die bei Scrum ebenfalls zum Einsatz kommen.

1. Limitieren und auf das Wesentliche fokussieren

Henry Ford hat einmal gesagt, hätte ich die Menschen gefragt was sie brauchen, so hätten sie schnellere Pferde gesagt. Das ist ein Problem vor allem als Product-Owner in Softwareprojekten. Menschen, User, Stakeholder können sich schwer neue Dinge ausdenken, sie können nur das artikulieren was sie kennen und wofür sie eine Sprache haben. Ein Product-Owner muss diese psychologische Schwäche der Menschen kennen und anders agieren. Design-Thinking, Beobachtung von Unsern und deren Arbeitsabläufen und das Finden derer eigentlichen Probleme ist das Einfachste und Schwierigste zugleich. Der Product-Owner muss in Zusammenarbeit mit den Usern also vor allem Nein sagen können und entscheiden was nicht in das Produkt kommen soll. Neben dem Eliminieren von dem was unwichtig ist durch ein klares Nein, ist in weiterer Folge vor allem das Fokussieren auf das Wesentliche wichtig.

Neben diesem Design-Thinking- und Produktmanagement-Ansatz den Product-Owner wählen sollten um sicher zu stellen, dass die Richtigen Features im Product-Backlog landen sollten Product-Owner auch das Paretoprinzip (die 80/20 Regel) beachten. Der Artikel Outputorientierte vs. outcomeorientierte Scrum-Teams geht neben der oben bereits erwähnten Notwendigkeit auf das Fokussieren der Wichtigen Themen auch auf die Schaffung von Kundennutzen über die Zeit ein. In der Grafik ist zu sehen, dass innerhalb sehr kurzer Zeit viel Kundennutzen geschaffen werden kann, die Kurve jedoch stark abfällt und nach einer gewissen Zeit nur mehr wenig ansteigt. Hier lässt sich das Paretoprinzip sehr schön erkennen. Bei Scrum entgegen wir diesem Prinzip dadurch, dass wir zunächst nur jene Features implementieren, die einen hohen Kundennutzen haben. Das Scrum-Team fokussiert sich somit auf das, was wirklich wichtig ist, um effizient zu sein.

2. Verkürze die Zeit für eine Aufgabe um nur das zu machen was wirklich wichtig ist.

Neben der 80/20 Regel die ja aussagt, dass 80% der Wertschöpfung in 20% der Zeit gemacht werden, beeinflusst das Parkinsonsche-Gesetz unsere Arbeit. Zum Beispiel werden 80% der guten Noten, die die Studenten auf Tests bekommen, von nur jenen 20% der Tätigkeiten bestimmt die man während des Lernens gemacht hat. Der Rest der Aufwände die ins Lernen gesteckt wurde und der Lernergebnisse, war vergebens und wurden nie benötigt. Wenn ein Lehrer aber mehr Zeit für die Vorbereitung auf einen Test einräumt, so wird auch mehr Zeit in die Vorbereitung gesteckt, ohne aber signifikant bessere Ergebnisse zu bekommen. Man benötigt immer so viel Zeit für eine Tätigkeit, wie man zur Verfügung hat – so das Parkinsonsche-Gesetzt. Tim Ferriss referenziert daher in seinem Buch sehr stark auf Deadlines.

Deadlines geben uns die Energie, Aufgaben in kürzester Zeit abzuschließen, für die wir sonst Tage oder Wochen gebraucht hätten. Diese psychologischen Effekte unterstützt auch Scrum. Durch das Ständige Planen von Features und einteilen von Arbeiten in Sprints, und das Commitment des Teams auf diese Sprintziele werden konkrete und fassbare Deadlines gesetzt. Arbeiten werden Fokussierter erledigt und unwichtige Dinge hinten angestellt. Um ständig besser zu werden, werden in Sprintretrospektiven Prozesse genauer betrachtet und wir versuchen Sprints und Arbeitsabläufe zu optimieren.

3. Automatisieren

Um nur vier Stunden pro Woche zu arbeiten, nutzt Tim Ferriss neben dem Fokussieren und Eliminieren vor allem die Automatisierung. Die Automatisierung hilft dabei autonom Einnahmen zu generieren und somit Arbeit zu minimieren.  Scrum Teams machen sich diese Idee ebenfalls zu nutzen. Lästige, monotone, und einfache Aufgaben wie Building, Deployment und Testing werden nicht von Hand gemacht. Die Zeit von Programmierern ist dazu viel zu kostbar. Das Scrum-Team reflektiert ständig seine Tätigkeiten und identifiziert jene Aufgaben die automatisiert werden können und sollen. So sind DevOps und Continuous Integration ein wesentlicher Bestandteil von erfolgreichen Scrum-Teams, das spart auf lange Sicht viel Zeit und Nerven.

4. Liberation

In seinem Buch schreibt Tim Ferriss unter dem Kapitel Liveration von der Befreiung seiner Person vom Arbeiten und von wirtschaftlichen Bedingungen. Wenn jemand erst einmal genügend regelmäßige Einnahmen macht, bei denen er remote von der ganzen Welt aus arbeiten kann, so kann beispielsweise ein anderes Land als Heimatland gewählt werden, in dem die Lebensqualität sehr gut ist, die Lebenshaltungskosten aber sehr niedrig sind. Durch das Teleworking und die automatisierten Einnahmen lässt es sich dann mit weniger Geld sehr gut leben. Bei Scrum ist vor allem die Umsetzungsfreiheit, das fokussieren auf die eigentliche Entwicklung und das automatisieren von lästigen monotonen und einfachen Arbeiten sehr befreiend. Im Gegensatz zum klassischen Wasserfallmodell, bei dem dem Team viele Vorgaben gemacht wurden, kann jeder bei Scrum mitbestimmen und eigenverantwortlich Arbeiten. Das Team kann sich ohne Störungen voll und ganz auf das richtige Bauen eines Produkts konzentrieren. Diese Kompetenztrennung wird von vielen Entwicklern als wahre Freiheit empfunden.

 

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Zum Autor:

David Theil aus Linz Oberösterreich ist Digitalisierungs-Coach, Software-Entwickler und als Head of Software-Development für über 30 Softwareentwickler verantwortlich. Beruflich beschäftigt er sich bereits jahrelang mit der Digitalisierung und hat bereits bei vielen Digitalisierungs-Projekten in der Wirtschaft federführend mitgewirkt. Er bewegt sich in Themen wie Digitalisierung, IoT, oder Industrie 4.0 sowohl beratend als auch praktisch mit echten Lösungen.

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