Leitfaden zum Entwickeln einer Digitalisierungsstrategie

Die digitale Transformation eines Unternehmens einzuleiten ist gleichbedeutend mit einem Change Prozess der alle Unternehmensbereiche erfasst und maßgeblich und für alle spürbar ändert. Dabei ist die Transformation in den meisten Fällen notwendig, um das Unternehmen zukunftsfähig und konkurrenzfähig zu halten. Um diesen Transformationsprozess geordnet und sicher zu begehen, und gegebenenfalls steuernd eingreifen zu können, ist es notwendig eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln und zu verfolgen.

Aufbau und Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie

Die konkrete Existenz und das Festhalten an einer Digitalisierungsstrategie ist einer der Schlüsselfaktoren, der den Erfolg einer digitalen Transformation mitbestimmt. Die Digitalisierungsstrategie, kann somit auf eine Stufe mit dem Digitalisierungs-Manager und dem ihm übertragenen Kompetenzen und Budget gestellt werden. Bei der digitalen Transformation muss jedoch behutsam vorgegangen werden. Da Digitalisierungsprojekte immer einigen Änderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation bedingen, sind diese Projekte immer auch mit einem Change-Prozess einhergehend.

Beim Aufbau einer Digitalisierungsstrategie sollte wie folgt vorgegangen werden:

Der Aufbau einer Digitalisierungsstrategie ist ein Prozess, der in drei Schritten durchgeführt werden kann. Zunächst sollte im ersten Schritt die Ausgangslage definiert werden und eine Potenzialanalyse in Bezug auf die digitale Transformation des Unternehmens durchgeführt werden. Im Zuge dieser Potenzialanalyse und Definition der Ausgangslage werden viele Interviews mit beteiligten Personen geführt. Das Durchführen diese Interviews beansprucht Zeit und stört den Tagesbetrieb. Daher muss bevor überhaupt Interviews stattfinden können geklärt werden, welche Kompetenzen und Verantwortungen der Digitalisierungsmanager hat. Außerdem sollten diese Interviews fokussiert und geordnet ablaufen, deswegen muss, bevor überhaupt das erste Interview stattfinden kann, eine Stakeholderanalyse stattfinden, und ein Steering-Committee einberufen werden. Das Steering-Committee sollte regelmäßig tagen, und gemeinsam mit dem Digitalisierungsmanager strategische Entscheidungen treffen, und gegebenenfalls Budgets für die digitale Transformation freimachen. Der erste Schritt widmet sich somit der Sicht nach Innen und nach Außen, weil neben Befragungen von Mitarbeitern auch Marktanalysen und Kundenbefragungen durchgeführt werden.

Im zweiten Schritt werden dann Informationen aus dem ersten Schritt verwendet und im Zuge von Innovationsworkshops mit wichtigen Stakeholdern neue Ideen für neue Produkte und Dienstleistungen generiert. Dabei wird besonders auf userzentrierte Methoden wie Design-Thinking und die Customer-Journey eingegangen.

Im dritten Schritt des Prozesses werden dann die Informationen und Ideen der beiden ersten Schritten verwendet, um funktionsfähige Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie hilft Ihnen somit Ihr Unternehmen zu analysieren, Innovationen, die zu Ihrem Unternehmen passen, zu identifizieren und funktionsfähige Geschäftsmodelle darauf aufzubauen.

1. Potenzialanalyse und Definition der Ausgangslage

Bevor sich der Digitalisierungsmanager gleich auf die Ideensuche nach neuen innovativen Projekten und Geschäftsmodellen begibt, sollte zunächst die Ist-Situation und die Ausgangslage klar definiert sein. Außerdem ist es notwendig das Potenzial des Unternehmens, so wie es gerade dasteht, zu Analysieren. Es werden wichtige Daten zur Ausgangslage gesammelt und potentielle Ausgangspunkte für den digitalen Transformationsprozess gesammelt.

Je nachdem ob es einen Digitalisierungsmanager an oberster Unternehmensebene in Form eines CDIOs gibt, ober ob er weiter unten in der Hierarchie des Unternehmens angesiedelt ist, sind andere Vorgehensstrategien wirkungsvoller und werden andere Informationen und Mitteln gebraucht. Sind Sie für der Umsetzung der digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen verantwortlich, oder fühlen sich zumindest dazu berufen, so sollte Sie als aller erstes Ihre Aufgaben und Kompetenzen in dieser neuen Rolle definieren und mit der Realität abgleichen. Denn nur wenn Ihre Aufgaben und Kompetenzen konkret definiert und vom Top-Management abgesegnet sind, können Sie mit der weiteren Analyse und Definition der Ausgangslage und der späteren Umsetzung der digitalen Transformation fortfahren und erfolgreich sein. Ein fehlen dieses Commitments in der Führungsetage, oder eine Unklarheit in der Rolle, kann zum Scheitern der digitalen Transformation oder der Digitalisierungsprojekte führen.

Sobald das Commitment und die Klarheit über die Kompetenzen und Verantwortungen des Digitalisierungsmanagers vorhanden sind, kann dieser eine weitreichende Analyse und Definition der Ist-Situation im Unternehmen durchführen. Nur wenn die Ist-Situation in allen Bereichen des Unternehmens klar ist, können dann Innovationsideen gesammelt werden und innovative Projekte abgeleitet und umgesetzt und die digitale Transformation im Unternehmen eingeläutet werden.

2. Innovationssuche und Ideenfindung

Es gibt natürlich zahlreiche Kreativitätstechniken und Umsetzungsmethoden, um innovative Ideen zu finden und explorativ umzusetzen. Aber gerade der explorative kundenzentrierte Ansatz bei Design-Thinking erzeugt sehr erfolgreiche gute Ergebnisse. Daher gehen wir in diesem Buch näher auf den Design-Thinking-Prozess ein. Design-Thinking ist aber mehr als nur eine Methode zum Finden und verfeinern von Ideen, es ist ein Prozess der auch weiterführend, bis hin zur Umsetzung, beispielsweise von kleinen funktionalen Proof-of-Value-Prototypen mit echter Programmierung, betrieben werden kann. Der Design-Thinking-Prozesses muss also durch eine Führungskraft gesteuert werden — den Digitalisierungsmanager.

Doch wann wissen der Digitalisierungsmanager und das Team, wann sie den Design-Thinking-Prozesses stoppen, oder pausieren müssen, um nicht über die Ideenphase hinaus schon in die Umsetzungsphase zu stolpern?

Das Ziel der Ideenfindungsphase sollte ja sein, möglichst funktionierende Ideen zu finden, die danach priorisiert in die strategische Planung überführt und geordnet in die Umsetzung gehen können.

Um zu verhindern, dass hier zu viel Zeit und Budget investiert wird, fixieren der Digitalisierungsmanager und das Steering-Committee einen Kostenrahmen für diese Innovations-Workshops. Der Digitalisierungsmanager behält auch immer die Tätigkeiten und Ergebnisse des Design-Thinking-Prozesses im Auge. Wenn die ausgearbeiteten Prototypen zu Konkret werden, könnte es sein, dass das Team bereits in der Umsetzungsphase ist. Dann muss abgewogen werden, ob diese Vorarbeit zu priorisieren ist, oder ob es nicht doch besser wäre neue Ideen zu generieren.

3. Geschäftsmodell-Entwicklung (Business-Modelling)

Die Durchführung der digitalen Transformation und das Entwickeln neuer digitaler Produkte und Dienstleistungen, ist immer eine Investition, die sich über Effizienzsteigerungen und Kostenreduktionen, oder Umsatz- und Ertragssteigerungen bezahlt machen muss. Daher ist ein essentieller Schritt, bevor mit der Umsetzung des Produkts begonnen werden kann, zuvor ein konkretes Geschäftsmodell zu entwickeln.

In der Praxis sind drei Methoden besonders effizient für die Geschäftsmodell-Entiwicklung:

Folgende Punkte sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Digitalisierungsstrategie berücksichtigen:

  1. Digitale Transformation ist Chefsache
  2. Beteiligen Sie wichtige Mitarbeiter
  3. Geschäftsprozessanalyse
  4. Erstellung der digitalen Roadmap
  5. Aufbau der digitalen Kompetenz der Mitarbeiter, Change-Management und Organisationsaufbau
  6. Erstellen Sie neue digitale Geschäftsmodelle oder digitalisieren Sie vorhandene
  7. Machen Sie mehr aus Ihren Daten
  8. Setzen Sie moderne Tools ein
  9. Entwickeln Sie gemeinsam mit Partnern/Kunden digitale Lösungen
  10. Betrachten Sie auch Technologieunternehmen als Konkurrenten / Disruptoren
  11. Kooperieren Sie mit Startups

1. Digitale Transformation ist Chefsache

Machen Sie digitale Transformation zur Chefsache, denn der Änderungsprozess hat erheblichen Einfluss auf zukünftige Geschäftsmodelle und operative Geschäftsprozesse. Es wird eine digitale Revolution im Unternehmen in Gang gesetzt, bei der sogar große organisatorische Änderungen entstehen können und die maßgeblich die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens beeinflusst. Ganze Abteilungen können entstehen und wegfallen. Dies kann somit auch auf massiven internen Widerstand stoßen. Die Digitalisierungsstrategie muss somit Teil der Unternehmensstrategie werden bei der Sie, in der obersten Unternehmensebene, regelmäßig richtungsweisende Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen.

2. Beteiligen Sie wichtige Mitarbeiter

Je nach Umfang und Durchdringung der digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen, sind einige wenige, bis hin zu allen Unternehmensbereichen von dem Change Prozess betroffen. Jede Organisation ist auf seine Schlüsselpositionen und Schlüsselmitarbeitern angewiesen um operativ aktiv und wirtschaftlich zu sein und Änderungen durchzuführen. Setze Sie also die wichtigsten Abteilungsleiter, Bereichsleiter, und relevante Mitarbeiter in ein Boot und gründen Sie ein Digitalisierungsteam welches von einem CDO orchestriert, informiert und geführt wird. Statten Sie den CDO mit ausreichend Kompetenzen aus, um auch unbequemere Änderungen durchsetzen zu können. Achten Sie aber auf Konsens und Kooperation während des gesamten Prozesses.

3. Geschäftsprozessanalyse

Lassen Sie Ihren CDO gemeinsam mit Ihrem Digitalisierungsteam eine umfangreiche Analyse vorhandener Geschäftsprozesse, Geschäftsmodelle und Unternehmensbereiche erstellen. Die Analyse soll zum Ziel haben den aktuellen Stand der Digitalisierung im Unternehmen zu erfassen und potentiell neue vielversprechende Digitalisierungsprojekte und Verbesserungspotentiale zu identifizieren. Dabei ist es wichtig einen erfahrenen CDO mit dieser Aufgabe zu beauftragen, der durch seine Erfahrungen in der IT und durch sein aktuelles Know-how neues Wissen ins Unternehmen einbringen kann und so die Betriebsblindheit und die Lücke im IT Know-how ausgleichen kann.

4. Erstellung der digitalen Roadmap

Ausgehend von der Geschäftsprozessanalyse wird eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellt. Es werden Quick-Wins und Ziele mit hoher Priorität ganz oben auf die digitale Roadmap gestellt und für die Freigabe zur Umsetzung gelistet. Es werden Informationen zum Einfluss der Änderungen im der Organisation gesammelt und Product-Owner bestimmt die für die Umsetzung verantwortlich sind.

5. Aufbau der digitalen Kompetenz der Mitarbeiter, Change-Management und Organisationsaufbau

Durch die Digitalisierung ändern sich Anforderungsprofilen und Tätigkeiten in Geschäftsprozessen radikal. Es können ganze Geschäftsmodelle, Abteilungen und Tochterunternehmen neu entstehen. Mit diesen Änderungen können sich auch vorhandene Hierarchien aufbrechen und verschieben. Um hier nicht unnötig Ängste zu schüren und Widerstände aufzubauen ist es notwendig das Team kontinuierlich zu informieren und so gut es geht in den Change Prozess zu beteiligen. Informieren Sie Ihr Team regelmäßig über relevante Ereignisse und haben Sie keine Angst vor einen Kulturwandel. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit sich digital weiterzubilden um die notwendigen Zusatzqualifikationen zu erlernen.

6. Erstellen Sie neue digitale Geschäftsmodelle oder digitalisieren Sie vorhandene

Betrachten Sie teile Ihres Geschäfts und überlegen Sie in welcher Weise Sie diese durch digitale Geschäftsmodelle ergänzen oder ersetzen können. Produzieren Sie beispielsweise Hardware, welche Regelmäßig gewartet oder serviciert werden muss, so können Sie diese Hardware mit der passenden digitalen Erweiterung auch als Mietmodell anbieten. Dazu ist es natürlich möglich Ihre Hardware so intelligent und connected zu machen, dass diese Daten über den Verbrauch und mögliche Wartungsbedarfe über das Internet an Sie senden. Diese IoT Projekte sind gerade sehr aktuell und mit den heutigen Mitteln der Technik erstmals problemlos möglich. Jetzt ist also der passende Zeitpunkt um auf diesen Zug aufzuspringen.

7. Machen Sie mehr aus Ihren Daten

Daten sind die Rohstoffe von Morgen. Sammeln Sie nützliche Daten die Sie, Ihre Kunden, oder Ihre Partner weiterbringen. Dazu muss das Sammeln der Daten allerdings geplant, koordiniert, und professionell umgesetzt werden. Nur dann Sammeln Sie auch nützliche Daten aus denen Sie nachher wieder Profit schlagen können. Eine solide Beratung von Anfang an lässt Sie nicht unnötig in Fallen tappen.

8. Setzen Sie moderne Tools ein

Oft braucht es keine eigens für Sie entwickelte Software, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern. Oft reicht es, wenn Sie eine Marktanalyse und eine Geschäftsprozessanalyse machen und ein Tool suchen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter bei Ihren alltäglichen Aufgaben unterstützt. Ihre Geschäftsprozesse können Sie dann schneller, effizienter und kostengünstiger erledigen. Durch die richtige Software kann auf einfache Art und Weise Ihre Performance und ihre Datensicherheit steigen Complience-Richtlinien können eingehalten werden und die Kundenzufriedenheit wird steigen. Die Cloud und SaaS-Lösungen bieten einen einfachen Einstieg in ein Tool ohne viel Aufwand bei der Inbetriebnahme der Software. Daten werden in der Cloud sicher verwahrt und von Profis verwaltet und dadurch zahlen Sie nur für das, was Sie wirklich brauchen.

9. Entwickeln Sie gemeinsam mit Partnern/Kunden digitale Lösungen

Partner und Kunden wissen am besten was Sie brauchen um mit Ihnen effizient zusammenarbeiten zu können. Integrieren Sie diese in Ihre Vorhaben und bauen Sie Barrieren und Medienbrüche ab. Vielleicht finden sich Synergien bei Systemen Ihrer Kunden/Partner und es können Kommunikationswege eingespart werden. Dies führt zu Win-Win-Situationen und stärkt die Beziehung.

10. Betrachten Sie auch Technologieunternehmen als Konkurrenten / Disruptoren

Uber besitzt als weltgrößter Taxianbieter keine eigenen Fahrzeuge. Facebook welches sein Geschäft durch Werbung finanziert produziert keine Inhalte, die die User auf die Plattform bringen. AirBnB hat als weltgrößter Übernachtungsanbieter und Tourismus-Riese keine eigenen Immobilien. Es sind Technologieunternehmen die das Internet zu nutzen wissen und ganze Branchen revolutioniere. Betrachten Sie Technologieunternehmen als direkte Konkurrenten und seine Sie selbst der Disruptor Ihrer Branche.

11. Kooperieren Sie mit Startups

Lösen Sie festgesessene Strukturen indem Sie die Tür und Tor Ihres Unternehmens Startups öffnen und den Startup-Wind durchs Unternehmen fegen lassen. Analysieren Startups und überlegen Sie ob es sich eventuell lohnt mit diesen zu kooperieren. Durch Kooperationen kommen neue Ideen und Herangehensweisen in Ihr Unternehmen.


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Zum Autor:

David Theil ist DigitalisierungsCoach und hilft Unternhemen bei der Softwareentwicklung, App-Entwicklung und bei der Digitalisierung und Digitalisierungsprojekten

David Theil aus Linz Oberösterreich ist Digitalisierungs-Coach, Software-Entwickler und als Head of Software-Development für über 30 Softwareentwickler verantwortlich. Beruflich beschäftigt er sich bereits jahrelang mit der Digitalisierung und hat bereits bei vielen Digitalisierungs-Projekten in der Wirtschaft federführend mitgewirkt. Er bewegt sich in Themen wie Digitalisierung, IoT, oder Industrie 4.0 sowohl beratend als auch praktisch mit echten Lösungen.

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